בוט שמצטרף לפגישה: איך בוט הקלטה לזום, Meet ו-Teams עובד

איך זה עובד

1. נותנים לבוט את קישור הפגישה: מדביקים אותו, או מחברים יומן, והבוט מצטרף לבד לפגישות שבחרתם ויש בהן קישור.
2. הבוט נכנס לפגישה כמו כל משתתף, עם שם משלו.
3. אם יש חדר המתנה או לובי, מי שמנהל את הפגישה מכניס אותו.
4. הבוט מקליט את הפגישה גם אם אתם לא ליד המחשב, בתנאי שהמשתתפים יודעים על ההקלטה ומסכימים לה.
5. כשהפגישה נגמרת הוא יוצא, ואחרי הפגישה מתקבלים תמלול, סיכום ומשימות.

היתרון העיקרי: לא צריך להיות המארח, לא צריך לזכור ללחוץ על הקלטה, והכול נשמר במקום אחד, בלי לחפש קבצים בכל פלטפורמה.

מה המשתתפים רואים

• את הבוט ברשימת המשתתפים, בשם שלו. בדרך כלל השם אומר מה הוא: למשל "Notetaker".
• בזום, כשהבוט מתחיל להקליט, מופיע סימון הקלטה, וייתכן שהמארח יתבקש לאשר לו להקליט.
• ב-Meet וב-Teams הבוט מופיע כאורח, כמו משתתף מחוץ לארגון.

כל מי שמנהל את הפגישה יכול להוציא את הבוט בכל רגע, כמו כל משתתף אחר.

למה הבוט לא נכנס לפגישה

• חדר המתנה או לובי: אף אחד לא הכניס אותו. בדרך כלל בוט מחכה זמן מה ויוצא לבד אם לא הוכנס.
• הגדרות הארגון: בחלק מהארגונים ב-Google Workspace או ב-Microsoft 365 אורחים מבחוץ לא יכולים להצטרף לפגישות, או צריכים אישור מיוחד.
• הקלטה חסומה: המארח או הארגון חסמו הקלטה. כאן לא מנסים לעקוף, אלא מדברים עם מי שמנהל את הפגישה.
• קישור שגוי או פגישה שהסתיימה: שווה לבדוק שהקישור הוא של הפגישה הנכונה ושהמועד נכון.

בוט, הקלטה של הפלטפורמה או הקלטה מהדפדפן?

• בוט: לא צריך הרשאות מארח, עובד באותה צורה בשלוש הפלטפורמות, מקליט גם בלעדיכם. מתאים לפגישות קבועות ולפגישות עם לקוחות.
• הקלטה של הפלטפורמה: אין משתתף נוסף, אבל צריך הרשאה להקליט ולזכור ללחוץ, ואחר כך להעלות את הקובץ לתמלול.
• הקלטה מהדפדפן: אין משתתף נוסף, מקליטים מהמחשב שלכם בזמן הפגישה. מתאים כשאתם בפגישה בעצמכם ולא רוצים משתתף נוסף ברשימה.

איך מבקשים הסכמה

הבוט גלוי, אבל גלוי זה לא אותו דבר כמו מוסכם. משפט אחד בתחילת הפגישה פותר את זה:

"לפני שמתחילים: הבוט שרואים ברשימת המשתתפים מקליט ומתמלל את הפגישה, כדי שאף אחד לא יצטרך לרשום ושנקבל סיכום ומשימות בסוף. אם למישהו זה לא נוח, תגידו ואוציא אותו."

אם מישהו מבקש לא להקליט, מוציאים את הבוט ומכבדים את זה. על מה שהחוק בישראל אומר על הקלטה יש מדריך נפרד.

הבוט של SmartChat

ב-SmartChat הבוט מצטרף לזום (גם כשהזום פתוח באפליקציה), ל-Google Meet ול-Teams, בשם שכולל SmartChat (כברירת מחדל SmartChat Notetaker), כך שכולם רואים שהפגישה מוקלטת. אפשר להדביק קישור, או לחבר יומן Google כך שהבוט יצטרף לבד לפגישות שארגנתם או אישרתם ויש בהן קישור. בפגישה עם חדר המתנה המארח מכניס אותו, ואם אף אחד לא מכניס אותו, הוא יוצא לבד.

אחרי הפגישה מתקבלים תמלול בעברית עם דוברים וזמנים, סיכום, החלטות ומשימות, והקלטת הווידאו לצפייה בעמוד הפגישה, לבעל הפגישה בלבד. בחבילות שכוללות מאמן חי, הבוט יכול גם להזין את המאמן בזמן הפגישה.