סיכום פגישה בטימס בעברית: מה אפשר ב-Teams, ומה עושים כשאין
בקצרה: כדי לקבל סיכום של פגישה ב-Teams צריך קודם הקלטה או תמלול שלה: מפעילים Record and transcribe מתפריט More actions, אם הרישיון ומדיניות הארגון מאפשרים, ובחלק מהרישיונות יש גם סיכום אוטומטי. כשהאפשרויות האלה לא זמינות לכם, או כשרוצים סיכום בעברית עם החלטות ומשימות, אפשר לשלוח לפגישה בוט שמתמלל ומסכם בעברית, או להעלות את קובץ ההקלטה לכלי שתומך בעברית.
הקלטה ותמלול ב-Teams עצמו
- בפגישה פותחים את More actions (שלוש הנקודות) ובוחרים Record and transcribe.
- בוחרים להתחיל הקלטה (Start recording), או רק תמלול (Start transcription), לפי מה שפתוח לכם.
- אחרי הפגישה ההקלטה והתמלול מופיעים בצ'אט של הפגישה. ההקלטה עצמה נשמרת ב-OneDrive, או ב-SharePoint בפגישה של ערוץ.
ב-Teams בוחרים שפת דיבור לתמלול. אם הפגישות שלכם בעברית, בדקו אם עברית מופיעה בין השפות הזמינות אצלכם ואיך נראה התמלול בפגישה אמיתית, לפני שבונים עליו.
וחשוב לזכור: תמלול הוא עדיין לא סיכום. מישהו צריך לקרוא אותו ולחלץ ממנו החלטות ומשימות, ובפגישה של שעה זו עבודה של יותר מכמה דקות.
סיכום אוטומטי ב-Teams: Copilot וסיכום חכם
מיקרוסופט מציעה סיכום אוטומטי של פגישות Teams, בין היתר דרך Copilot ודרך הסיכום החכם (intelligent recap), אבל רק ברישיונות מסוימים, שבדרך כלל נרכשים בנוסף למנוי הרגיל. גם כשיש רישיון, הארגון צריך לאפשר את התכונה, ולרוב היא נשענת על ההקלטה או התמלול של הפגישה. לפני שבונים עליה, כדאי לברר:
- האם הרישיון שלכם כולל סיכום אוטומטי. את זה יודע מנהל המערכת בארגון.
- באילו שפות הסיכום עובד, ואיך הוא נראה בפגישה שרובה בעברית.
- מה בדיוק נכלל בו: תקציר, החלטות, משימות עם אחראי, צעדים הבאים.
- למי הוא נגיש: לכל המשתתפים או רק לחלקם, ומה לגבי משתתפים מחוץ לארגון.
בוט שמצטרף לפגישה ומסכם בעברית
כשהרישיון לא כולל הקלטה או סיכום, או כשרוצים סיכום בעברית באותו מבנה בכל פגישה, אפשר לשלוח לפגישה בוט הקלטה. ב-SmartChat זה נראה כך:
- מעתיקים את קישור הפגישה מההזמנה.
- מדביקים אותו ב-SmartChat ושולחים את הבוט. הוא נכנס לפגישה כמשתתף גלוי בשם SmartChat Notetaker.
- אם בפגישה יש לובי (חדר המתנה), מי שמנהל את הפגישה מכניס את הבוט.
- אחרי הפגישה מתקבלים תמלול בעברית עם דוברים וזמנים, סיכום, החלטות ומשימות, עם אחראי ותאריך כשהם נאמרו.
אם הפגישות שלכם מופיעות ביומן Google, אפשר לחבר אותו, כך שהבוט יצטרף לבד לפגישות שבחרתם ויש בהן קישור. את הסיכום אפשר לשלוח במייל או לשתף בקישור לקריאה בלבד, ומאותה פגישה אפשר להפיק מסמך, למשל סיכום ללקוח (בחבילת מקצועי ומעלה).
פגישה שכבר הוקלטה: מעלים את הקובץ
אם הפגישה כבר הוקלטה ב-Teams, מי שיש לו הרשאה יכול להוריד את ההקלטה מ-OneDrive או מ-SharePoint (לפי הגדרות הארגון) ולהעלות אותה לכלי תמלול שתומך בעברית. קובץ וידאו של פגישה ארוכה הוא גדול, ולכן אם יש מגבלת גודל, עדיף לחלץ ממנו את השמע ולהעלות קובץ M4A או MP3.
ב-SmartChat מעלים את הקובץ במסך הפגישות, והוא מתומלל ומסוכם כמו פגישה שהבוט הקליט: תמלול עם דוברים וזמנים, סיכום, החלטות ומשימות.
תבנית קצרה לסיכום פגישת Teams
לא משנה איך הגעתם לתמלול, זה המבנה של סיכום ששולחים בצ'אט של הפגישה או במייל, באותו יום:
סיכום פגישה: [נושא] | [תאריך] משתתפים: [שמות] בשורה אחת: [מה הייתה המטרה ומה יצא ממנה] החלטות: 1. [החלטה] 2. [החלטה] משימות: - [משימה] | אחראי: [שם] | עד: [תאריך] - [משימה] | אחראי: [שם] | עד: [תאריך] שאלות פתוחות: - [שאלה] הצעד הבא: [מה ומתי] הקלטה ותמלול: [קישור, למי שיש הרשאה]
- שולחים בצ'אט של הפגישה, כך שכל המשתתפים רואים את אותו סיכום ויכולים לתקן.
- החלטה בניסוח סגור, ולכל משימה אחראי אחד ותאריך אמיתי.
- את הפרטים המלאים משאירים בתמלול; את הסיכום צריך להספיק לקרוא בדקה.
לתבנית מלאה ולדוגמה של סיכום פגישה, יש מדריך נפרד.