סיכום הפגישה, כקובץ Word במייל

מה יש בקובץ

בקובץ יש את הסיכום שבגוף המייל, באותו סדר:

• הכותרת של הפגישה, התאריך והמשך.
• מי השתתף ומאיפה, כשהשתתפו בפגישה שניים או יותר.
• הסיכום, באותם חלקים כמו בגוף המייל: החלטות, משימות עם אחראי ותאריך, צעדים הבאים, שאלות פתוחות ועוד. המייל האוטומטי, והקובץ שלו, בסגנון שבחרתם ב"הגדרות סיכום", ומייל שנשלח מעמוד הפגישה בסיכום המלא.
• התמלול המלא, כששולחים מעמוד הפגישה ומסמנים "צרף גם את התמלול המלא".
• מה שלא נכנס לקובץ: ההערה שבראש המייל, והנוסח ללקוח שהמייל האוטומטי מביא בסופו, כשביקשתם להכין אותו למשתתפים.
• קובץ שלא הצלחנו להכין, או שגדול מדי, לא מעכב את המייל: המייל נשלח בלעדיו.

מי השתתף, ומאיפה

כשבפגישה השתתפו שניים או יותר, הסיכום נפתח בפסקה אחת: השמות לפי ארגון, ובסוף מי שהארגון שלו לא ידוע. למשל: "השתתפו בפגישה: דנה, יואב (משרד האדריכלים); מיכל (העירייה); רון."

הרשימה נכתבת מתוך מי שנשמע בהקלטה, ובפגישה עם בוט גם מתוך מי שהבוט ראה מצטרף, גם אם לא דיבר. ה-AI מונחה להשאיר בחוץ מוזמן שלא הצטרף ולא נשמע.

ה-AI מונחה לכתוב ארגון רק כשהוא נכתב או נאמר לצד השם: בשורת החתימה בזימון, בדומיין של כתובת המייל של האדם, או במה שנאמר בפגישה, כמו "אני רון מהעירייה". ובקוד נמחק ארגון שלא כתוב בזימון, ביומן, בשמות שהבוט ראה או בשורה של אותו אדם בתמלול. כתובת בשירות דואר ציבורי, כמו Gmail, לא נחשבת ארגון.

הפסקה מופיעה בסיכום בעמוד הפגישה, במייל הסיכום שנשלח אליכם ובקובץ ה-Word שלו. בנוסח ללקוח היא לא מופיעה.

מה מקבל הלקוח

מייל לכתובת שלכם בלבד הוא הסיכום הפנימי: האוטומטי בסגנון שבחרתם, ומייל שנשלח מעמוד הפגישה בסיכום המלא. הקובץ שמצורף אליו הוא אותו סיכום, עם רשימת המשתתפים. מייל למשתתפים או לאנשי קשר יוצא בנוסח ללקוח, בלי הניתוח הפנימי ובלי רשימת המשתתפים, והקובץ שמצורף אליו הוא הנוסח ללקוח בלבד.

• סיכום פגישה ללקוח