מדיניות פרטיות

SmartChat הוא מערכת לניהול פגישות ומשימות, המופעלת על ידי DNA Media (להלן "אנחנו"). כתובת ליצירת קשר בנושאי פרטיות: privacy@smartchat.co.il.

• •פרטי חשבון: כתובת מייל ושם מלא. בהתחברות עם Google, גם תמונת הפרופיל, לפי ההרשאות שאישרת.
• •בקשת גישה: הכניסה לשירות היא באישור, ולפני האישור ממלאים טופס קצר: שם מלא, מספר טלפון, שם העסק, התפקיד, מה הצורך במילים שלך, סוגי הפגישות, כמה פגישות יש בחודש ואיך שמעת עלינו. התשובות נשמרות בחשבון כפי שהקלדת אותן, יחד עם מועד השליחה, ההחלטה (אושר או לא אושר) ומועדה, ונשלחות אלינו במייל כדי שנחליט. הן לא עוברות דרך מודל AI, לא משמשות לדיוור, ונמחקות עם החשבון (וגם נכללות בייצוא המידע, סעיף 8). חשבון שבקשתו נדחתה ולא אושר אחר כך נמחק, עם הבקשה, 90 יום אחרי הדחייה. אפשר גם למחוק אותו קודם, ממסך ההמתנה. מספר הטלפון משמש רק כדי לחזור אליך על הבקשה.
• •הקלטות פגישות: קובצי אודיו או וידאו שהעלית, שהוקלטו במערכת, או שנאספו על ידי בוט שהצטרף לפגישה מקוונת ביוזמתך.
• •תוצרי עיבוד: תמלולים, זיהוי דוברים, סיכומים, החלטות, סיכונים ומשימות שחולצו מהפגישה. בשיחת מכירה או בשיחה עם לקוח, גם ציון לשיחה, הערכה לכל שלב בה וההתנגדויות שעלו, שספק ה-AI מפיק מהתמלול יחד עם הסיכום (או בבקשה נפרדת, כשבוחרים "חשב ניתוח מכירה"). הציון מעריך את האופן שבו בעל החשבון ניהל את השיחה, לא את המשתתפים האחרים. סוג השיחה (מכירה, לקוח, פגישה פנימית, ראיון, הרצאה) מסווג אוטומטית מהתמלול, אלא אם בעל החשבון בחר אותו בשיחה חיה. בנוסף, מדדי שיחה (יחס דיבור והקשבה, שאלות, קצב ומשך) שמחושבים מהתמלול בלי AI.
• •תוכן שהעלית: מסמכים, משימות, אירועי יומן ותוכן שנוצר במערכת.
• •מקורות ידע: מסמכים וקישורים לדפי אינטרנט שהוספת כמקורות ידע, עם הקטגוריה, הלקוח שאליו שייכת אותם ומתי משתמשים בהם, ומדף אינטרנט גם הטקסט שנקרא ממנו (ראו סעיף 3).
• •צוות: אם יצרת צוות או הצטרפת לצוות: שם הצוות, מי חבר בו ובאיזה תפקיד (בעלים, מנהל או נציג), מתי הצטרף ומי הזמין אותו, ההזמנות שנשלחו (כתובת המייל, התפקיד, מתי נשלחו, עד מתי בתוקף ומתי נוצלו או בוטלו), החברות שמנהל שייך לנציג, אילו נציגים בעלי הצוות שייכו לכל מנהל (מי שייך ומתי), ההגדרה אם המנהלים רואים תמלול מלא, ההגדרות שבעלי הצוות קבעו לכל הצוות (ראו "צוות: מה בעלי הצוות קובעים" בסעיף 3) ומתי נשלח לאחרונה לחברים מייל על חובת האימות הדו-שלבי או על כיבוי הפגישות הפרטיות כברירת מחדל, ואילו פגישות סימנת כפרטיות ומתי בחרת לאחרונה בעצמך לשתף פגישה או להסתיר אותה; מתי אישרת את מסך ההצטרפות ואיזה נוסח הוצג לך; היעדים שמנהל קבע (לכל הנציגים או לנציג, ליום או למשמרת) ומי קבע אותם; ולמנהלים, אם הסיכום היומי במייל פועל ומתי נשלח לאחרונה (ראו סעיף 3).
• •סרטונים בסטודיו: בסרטון מפגישה, המקור הוא הסיכום והנקודות שנוצרו מהתמלול, והתמלול נקרא רק כדי לבדוק שציטוט נאמר בפגישה, ולא נשלח לספק ה-AI. הסטוריבורד של כל סרטון (הסצנות, הטקסטים, האייקונים, המראה והמוזיקה שבחרת, והתמונות מהסטודיו, תמונות AI שנוצרו לסצנות או הלוגו), הסרטון שנוצר, ומאיזו פגישה הוא נוצר, אם נוצר מפגישה. הסרטון שנוצר נשמר באחסון פרטי, בתיקייה שלך, ונמחק כשמוחקים את הסרטון או את החשבון. תמונות AI שנוצרו לסצנות נשמרות בתמונות הסטודיו שלך ולא נמחקות עם הסרטון: מוחקים אותן בתמונות הסטודיו, והן נמחקות עם החשבון. מוזיקה משלך: הקובץ עצמו נקרא בדפדפן בלבד ולא נשלח אלינו. הסרטון שנוצר, עם המוזיקה שבתוכו, נשמר כמו כל סרטון.
• •חברות ותסריטי שיחה: החברות שאתה מייצג בשיחות (שם, לוגו, תיאור ומדיניות הנחות), ותסריטי השיחה שלך (שלבים, מה לומר ומה לשאול בכל שלב), ראו סעיף 3.
• •נתוני שימוש טכניים: לוג קריאות למנועי ה-AI (סוג הפעולה, משך, הצלחה או כישלון) לצורך תפעול ובקרת עלויות.
• •התראה על כניסה מדפדפן חדש: כדי לשלוח מייל כשנכנסים לחשבון מדפדפן שלא ראינו בו ב-90 הימים האחרונים, נשמרת רשומה של כל כניסה: מתי היא הייתה, ומה הדפדפן מדווח על עצמו (מחרוזת ה-user agent, כפי ששירות ההתחברות Supabase קיבל אותה). ממנה המערכת מזהה את סוג הדפדפן ומערכת ההפעלה, בלי הגרסה (למשל "Chrome · Windows"). נשמרים גם: גיבוב (hash) של מזהה החשבון ושל התווית הזו, התווית עצמה, מתי הדפדפן נראה בחשבון לראשונה ולאחרונה, ומתי נשלחה עליו התראה. כתובת המייל של החשבון ברגע הכניסה נשמרת רק עד שהמערכת בודקת את הכניסה, בדרך כלל דקות ספורות, ואם נשלחת התראה, עד שהיא נשלחת, כדי שההתראה תגיע גם לכתובת הזו אם כתובת החשבון שונתה בינתיים. בכל מקרה היא נמחקת תוך יומיים. בהתראה הזו לא נשמרים כתובת IP, מדינה או מזהה של המכשיר (משך השמירה בסעיף 7).
• •קודי גיבוי לאימות דו-שלבי: אם יצרת קודי גיבוי, נשמר מכל קוד רק גיבוב (HMAC-SHA256) שמחושב מהקוד וממזהה החשבון שלך במפתח סודי של השרת, ושממנו אי אפשר לשחזר את הקוד בלי המפתח. נשמרים גם מתי נוצר הקוד, אם ומתי נוצל, ולאיזה אמצעי אימות הוא שייך. הקוד עצמו לא נשמר. בנוסף נשמר יומן של מה שקרה עם הקודים: יצירה, כניסה עם קוד, קוד שגוי, קוד נכון עם הסיסמה הקודמת בתור חדשה, נעילה אחרי ניסיונות רבים, ביטול, והחזרה של קוד לשימוש כשהכניסה לא הושלמה. לכל שורה נשמרים הזמן ומזהה החיבור (session) שממנו היא נעשתה, בלי כתובת IP ובלי הקוד. אחרי שמקלידים קוד גיבוי נכון נשמר לשבוע גם סימון שהחשבון בתקופת הגנה (גם אם הכניסה לא הושלמה), עם מזהה החיבור שבו זה נעשה. הם לא נכללים בייצוא (משך השמירה בסעיף 7).
• •הפניות ושותפים: אם הגעת דרך קישור הפניה, ביקשת קישור הפניה משלך או הגשת בקשה להיות שותף, ראו סעיף 3 ("הפניות ושותפים").

כדי לספק את השירות, תוכן מסוים מועבר לספקים הבאים. כל אחד מהם מעבד את המידע כדי לספק לנו את השירות שלו, לפי התנאים שלו, כמפורט כאן. המדינות וזמני השמירה של הספקים הם לפי מה שכל ספק מפרסם, כפי שבדקנו ב-27 באוקטובר 2026. בעמוד של פגישה שתומללה מאז שהתחלנו לרשום את זה מוצג אילו ספקי תמלול קיבלו את השמע שלה ("תומלל אצל"), גם ספק שקיבל את השמע ולא הצליח לתמלל אותו. בפגישה שאין לגביה רישום מלא, למשל פגישה שתומללה לפני שהרישום התחיל, או שיחה חיה שהתחילה לפניו, השורה לא מוצגת בכלל, כדי שרשימה חלקית לא תיראה כמו רשימה מלאה. השורה מציינת רק את ספקי התמלול. מתחתיה מוצגת שורה נוספת, "סוכם אצל", עם ספקי ה-AI (Claude של Anthropic, או OpenAI) שקיבלו תוכן מהפגישה כדי לכתוב חלק ממנה: הסיכום והניתוח (כולל המשימות וניתוח המכירה), הנוסח ללקוח, התובנות השיווקיות, הרעיונות לתוכן, מסמכים שנכתבו מהפגישה או שונו עם AI, ודוחות מתבנית. גם כאן מופיע גם ספק שקיבל את התוכן ולא ענה, למשל כש-Claude לא היה זמין והבקשה עברה ל-OpenAI. חלק שנכתב אצל ספק אחר מזה של הסיכום מופיע בשמו, למשל "סוכם אצל: Claude; רעיונות לתוכן: OpenAI". השורה מוצגת רק בפגישה שסוכמה מאז שהתחלנו לרשום את זה, ושלא היה לה אף אחד מהחלקים האלה לפני כן; אם רישום נכשל, המערכת מנסה לסמן את הפגישה כך שהשורה לא תוצג בה. השורה לא כוללת את השיחה עם הפגישה ("שאל את הפגישה"), את המאמן החי בזמן השיחה (גם את מה שהוא כותב תוך כדי ונשמר בפגישה) ואת הלמידה שלו, את השאלות של מנהלים בצוות, את העוזר, את ההקראה של מסמך, ואת הפוסטים, הרילס והסרטונים בסטודיו. היא גם לא כוללת מידע מהפגישה שנשלח כשנכתב משהו אחר: הצעת מחיר שנכתבה בה, כשהיא נשלחת כרקע לתמחור הצעה בפגישה אחרת, או משימה שהועתקה ממנה לרשימת המשימות. אילו ספקים משמשים לאלה מפורט ברשימה שלמטה.

• •Soniox (בארה״ב): אודיו של הקלטות שהועלו, של שיחות חיות ושל פגישות בוט קצרות, לצורך תמלול וזיהוי דוברים. לפי Soniox, השמע והתמלולים לא משמשים לשיפור המודלים שלהם. קובץ שהועלה והתמלול שלו נמחקים אצלם מיד כשהתמלול מסתיים; שמע של שיחה חיה מועבר אליהם בזמן אמת לתמלול בלבד.
• •ElevenLabs: אודיו של פגישות והודעות קוליות, לצורך תמלול וזיהוי דוברים (גם כגיבוי כשמנוע אחר לא זמין, ובתמלול החי של בוט בפגישה). לפי התנאים של ElevenLabs, הם רשאים להשתמש בתוכן כזה לשיפור המודלים שלהם, אלא אם השימוש בוטל בהגדרות החשבון שלנו אצלם; בחשבון שלנו הוא בוטל, והביטול חל ממועד הביטול והלאה. Recall.ai פונה אליהם עם המפתח של החשבון שלנו, ולכן אותה הגדרה חלה גם שם. העיבוד אצלם בארה״ב, והם שומרים היסטוריה, לוגים וגיבויים לזמן מוגבל (עד 30 יום, לפי התנאים שלהם); מחיקה אצלנו לא מוחקת אצלם. אפשר לבחור בהגדרות של החשבון ("בלי ElevenLabs", בחלק "הקלטות: וידאו, שמירה ומחיקה") שהשמע של הפגישות, השיחות וההקלטות של החשבון שלך לא יישלח ל-ElevenLabs, גם לא דרך Recall.ai. פגישה שמוקלטת מחשבון אחר כפופה להגדרה של אותו חשבון ושל הצוות שלו. כשההגדרה פעילה, התמלול נעשה אצל Soniox, ובגיבוי אצל OpenAI, ובהקלטה של בוט גם במנוע של Recall.ai; בוט המאמן החי מתמלל דרך המנוע של Recall.ai, והשורות שלו מגיעות באיחור; וחיתוך רילס מסרטון בסטודיו לא זמין. ההגדרה חלה על מה שמתחיל אחרי שנשמרה: שיחה או בוט שכבר פעילים עשויים להמשיך כמו שהתחילו. בעלי צוות יכולים גם להפעיל אותה לכל חברי הצוות (ראו בהמשך, בחלק על צוותים): כל עוד היא פעילה לצוות, היא חלה על כל חבר בו, כולל בעלי הצוות והמנהלים, גם אם ההגדרה בחשבון שלו כבויה. כשהבדיקה של ההגדרה, בחשבון או בצוות, נכשלת, השמע לא נשלח ל-ElevenLabs באותה פעם.
• •OpenAI: תמלולים, טקסט של מסמכים ותמונות של עמודים סרוקים, לצורך סיכום, חילוץ משימות, דוחות, קריאת טקסט ומענה על שאלות (חלק מזה רק כגיבוי ל-Anthropic); התיאור של תמונה שמבקשים בסטודיו, לפוסט או לסצנה בסרטון (תיאור של סצנה נכתב באנגלית בהנחיה בלי שמות, ולפני השליחה מוסרים ממנו את השמות שאנחנו מכירים מהפגישה, ומיילים, טלפונים וקישורים שאנחנו מזהים), לצורך יצירת התמונה. התיאור נבדק קודם במסנן התוכן של OpenAI, ועם הבקשה לתמונה נשלח מזהה קבוע ומוצפן של החשבון (לא המזהה עצמו), לזיהוי שימוש לרעה; וגם אודיו של הקלטות שהועלו ושל שיחות חיות, לצורך תמלול, כגיבוי כשמנוע תמלול אחר לא זמין; וגם הסיכום והתמלול של פגישה, לצורך רעיונות לתוכן במנוי עם סטודיו, והשאלה ושורות אחרונות מהשיחה, כשהמאמן החי מחפש מידע ברשת; ובשיחה חיה, גם דרך בוט, במצב ברירת המחדל של המאמן, השורות החדשות בשיחה, כל אחת עם שתי השורות שלפניה, כדי להחליט אם המאמן יגיב עכשיו; והטקסט של מסמך שביקשת להקריא, לצורך ההקראה. העיבוד אצלם בארה״ב, והם שומרים את התוכן עד 30 יום לצורך ניטור שימוש לרעה. לפי מדיניות OpenAI ל-API, תוכן שנשלח דרך ה-API אינו משמש לאימון המודלים שלהם.
• •Anthropic (Claude): תמלולים, טקסט של שיחות חיות, טקסט של מסמכים, תמונות של עמודים סרוקים ורשימת המשימות הפתוחות, לצורך סיכום פגישות, כתיבת מסמכים מהפגישה ותוכן אישי, קריאת טקסט ממסמכים סרוקים, ניתוח מסמכים ומענה על שאלות עליהם, דירוג משימות לפי עדיפות, הצעות המאמן החי והלמידה שלו, ותכנון של סרטון בסטודיו מסיכום של פגישה (בלי השמות שאנחנו מכירים מהפגישה) או מבריף; ושאלות של מנהלים בצוות ("המנהל שואל") עם המספרים שחושבו להן, לצורך הבנת השאלה וניסוח התשובה (וגיבוי ל-OpenAI כשהוא לא זמין, ולהפך). המידע נשמר אצלם בארה״ב, והעיבוד עצמו יכול להיעשות במרכזי נתונים שלהם במדינות שונות. הם שומרים אותו עד 30 יום, ותוכן שסומן אצלם בבדיקת בטיחות עד שנתיים. לפי תנאי Anthropic ל-API, תוכן שנשלח דרך ה-API אינו משמש לאימון המודלים שלהם.
• •fal.ai: ספק של מודלים ליצירת וידאו, בארה״ב. קליפי AI בסטודיו עוד לא פעילים, ועד שיופעלו לא נשלח אליו דבר. אחרי ההפעלה: רק כשבוחרים ליצור קליפ AI בסטודיו, ורק תסריט טקסטואלי קצר של הקליפ: תיאור של מה שרואים בו. התסריט נכתב בהנחיה בלי שמות, ולפני השליחה מוסרים ממנו את השמות שאנחנו מכירים מהפגישה, ומיילים, טלפונים וקישורים שאנחנו מזהים. שום הקלטה, תמלול או סיכום לא נשלחים אליו. הקליפ שנוצר מועתק לאחסון שלנו. בכל בקשה אנחנו מבקשים מ-fal.ai לא לשמור את התסריט ואת התוצאה בהיסטוריית הבקשות שלהם, ולמחוק את הקובץ מהשרתים שלהם אחרי שעתיים.
• •Jina AI: רק כשדף אינטרנט שביקשת שהמערכת תקרא (מקור ידע, דף שהוספת לשיחה חיה, האתר והפרופילים שבפרופיל העסק, מקור בסטודיו) לא נקרא ישירות: כתובת הדף נשלחת לשירות הקריאה שלהם (r.jina.ai), שמחזיר את הטקסט שלו. זה קורה רק כשאין בכתובת פרמטרים מלבד פרמטרים של מעקב (כמו utm) ואין בה סימן #, כשאין בנתיב שלה רצף שנראה כמו קוד גישה (אותיות וספרות מעורבבות, כמו בקישור שיתוף), ורק כשהיא לא של שירות לשיתוף קבצים (כמו Google Drive, Dropbox או OneDrive).
• •Recall.ai: רק אם בחרת לשלוח בוט לפגישה מקוונת: כתובת הפגישה וההקלטה שנוצרה (שמע ווידאו, או שמע בלבד אם בחרת בכך בהגדרות ההקלטה). הם גם מתמללים את ההקלטה של פגישת בוט שאורכה מעל 20 דקות, וגם של פגישה קצרה יותר כשהתמלול אצל ספק אחר נכשל. התמלול הזה יכול לעבור אצלם דרך ספק התמלול שמוגדר בחשבון שלנו אצלם (ElevenLabs, שמופיע ברשימה הזו), אלא אם ההגדרה "בלי ElevenLabs" פעילה בחשבון (ראו למעלה). מה שבוט שמקליט פגישה משאיר אצלם, הווידאו, השמע והתמלול כשהם תמללו, נשמר עד שהפגישה נמחקת, עד שמחקת את ההקלטה בלבד, או עד סוף תקופת השמירה שבחרת (סעיף 7), כדי שאפשר יהיה לצפות בה, ואז נמחק גם אצלם. ההקלטות נשמרות אצלם באזור האירופי (פרנקפורט). כשהתמלול נעשה במנוע של Recall.ai עצמו, הוא נעשה באזור האירופי שלהם (דבלין); כשהוא עובר דרך ElevenLabs, הוא כפוף גם לתנאים שלהם (למעלה). כתובת הפגישה ופרטי הבוט נשארים אצלם גם אחרי מחיקת הפגישה. בוט המאמן החי לא מקליט שמע או וידאו, והתמלול שלו נמחק אצלם זמן קצר אחרי סוף השיחה.
• •SUMIT: רק אם רכשת מנוי: שם, כתובת מייל ופרטי התשלום, לצורך חיוב והפקת חשבוניות. פרטי כרטיס האשראי נמסרים ישירות ל-SUMIT בדף התשלום שלה, ונשמרים אצלה בלבד.
• •Supabase: אחסון מסד הנתונים, ההקלטות והאימות. השרתים ממוקמים באיחוד האירופי (פרנקפורט).
• •Resend: שליחת מיילי מערכת, אם השירות מופעל, וגם סיכומי פגישות במייל, כשבחרת לשלוח אותם. וגם רשימת הדיוור, אם הסכמת לקבל דיוור: השם וכתובת המייל שלך. המיילים שלנו נשלחים מהאזור האירופי שלהם (אירלנד), ולפי Resend הנתונים נשמרים אצלם בארה״ב, ותוכן המיילים והלוגים עד 30 יום.
• •זיהוי דיבור בדפדפן: רק כשלוחצים על המיקרופון בשורת הפקודה שבמסך הבית. הזיהוי נעשה בדפדפן עצמו, שלפי היצרן שלו עשוי לשלוח את השמע לשירות זיהוי הדיבור שלו (למשל Google ב-Chrome), לפי התנאים של יצרן הדפדפן. SmartChat מקבל רק את הטקסט שזוהה.
• •יעדים שחיברת בעצמך: רק אם חיברת אותם באינטגרציות. ל-Slack ול-WhatsApp (דרך Meta) נשלחים כותרת הפגישה, המועד והמשך, הסיכום, ההחלטות והמשימות עם האחראים ותאריכי היעד (בתבנית קבועה של WhatsApp: הכותרת, הסיכום וספירה של ההחלטות והמשימות). ל-webhook (למשל Make או n8n) נשלח כל הניתוח של הפגישה (הסיכום, ההחלטות, הסיכונים, המשימות והתובנות על המשתתפים), כולל ציטוטים מילוליים מהשיחה וטיוטת מייל המעקב, ושמות וכתובות המייל של המשתתפים; התמלול המלא נשלח רק אם סימנת לשלוח אותו. ב-webhook חדש, וכשמפעילים מחיקה אחרי משלוח (סעיף 7), מופעלים כברירת מחדל גם הסיכום כקובץ Word (אותו קובץ שמצורף למייל הסיכום) וקישור זמני להקלטה: בפגישת בוט, קישור חתום של Recall.ai שתקף כמה שעות (לפי Recall.ai, 5 עד 6 שעות); בהקלטה שהועלתה או הוקלטה בדפדפן, קישור חתום לאחסון שלנו שתקף 6 שעות. ב-webhook שהגדרת לפני שהם נוספו הם כבויים, עד שתפעיל אותם. אפשר לכבות כל אחד מהם בהגדרות, וגם לכל פגישה בעמוד שלה. כשהשרת שלך לא עונה בהצלחה, SmartChat מנסה לשלוח שוב במשך 24 שעות (ראו סעיף 7). המידע שם כפוף לתנאים של היעד, ומחיקה ב-SmartChat לא מוחקת אותו שם.
• •כלי AI וקוד שחיברת בעצמך (Claude, ChatGPT, מפתח API): רק אם חיברת אותם, ורק כשהכלי מבקש. חיבור כזה קורא, לקריאה בלבד, רק את הפגישות של החשבון שלך: את רשימת הפגישות (כותרות, תאריכים, אורך ושמות המשתתפים), ולכל פגישה שהכלי מבקש את הסיכום, נקודות המפתח, הצעדים הבאים, ההחלטות, המשימות עם האחראים ותאריכי היעד, ושמות וכתובות המייל של המשתתפים; את התמלול כשהכלי מבקש אותו; ואת המשימות הפתוחות מהפגישות. בחבילה החינמית: רק פגישות מ-30 הימים האחרונים, ובלי תמלולים. הוא לא יכול לשנות, לשלוח או למחוק דבר. מה שהכלי קורא עובר אליו, ומשם הוא כפוף לתנאים ולהגדרות הפרטיות של הכלי שבחרת (למשל Anthropic או OpenAI): זה יעד שבחרת בעצמך, לא ספק שלנו, וה-AI שלו פועל אצלו ולא אצלנו. ניתוק החיבור או מחיקה ב-SmartChat לא מוחקים את מה שכבר הגיע אליו.
• •Cloudflare: אירוח האתר (כל בקשה לאתר עוברת דרכה, ולכן היא מקבלת את כתובת ה-IP, כתובת העמוד ונתונים טכניים על הדפדפן), וספירת צפיות בעמודים (ראו סעיף 9). בנוסף, בדיקה אוטומטית שמדובר באדם ולא בבוט (Turnstile), בהרשמה, בכניסה, באיפוס סיסמה ובטופס הארגונים: Cloudflare מקבלת לשם כך את כתובת ה-IP ונתונים טכניים על הדפדפן, ומשתמשת בהם לבדיקה הזו בלבד. Cloudflare גם מנהלת את רשומות הדומיין ומעבירה את המיילים שנשלחים לכתובות smartchat.co.il.

קישור לסיכום פגישה: אם בחרת ליצור קישור כזה, כל מי שיש לו את הקישור, בלי להזדהות, יכול לקרוא את נושא הפגישה, התאריך והמשך, את הנוסח ללקוח (שנכתב מהסיכום, ההחלטות, המשימות והצעדים הבאים, ואפשר לערוך אותו), ואת שמך. התמלול, ההקלטה, כתובות המשתתפים, הסיכונים והלידים לא מוצגים בו. קישור שנוצר לפני 13 באוקטובר 2026 מציג את הסיכום, ההחלטות, המשימות והאחראים והצעדים הבאים, כפי שהיו כשנוצר. הקישור פג אחרי התקופה שבחרת (24 שעות, 7, 30 או 90 יום), ואפשר לבטל אותו בכל רגע מתוך הפגישה. הדף מציג את הפגישה כפי שהייתה ברגע יצירת הקישור, ולכן נשמר עותק של התוכן הזה עד שהקישור פג או מבוטל, והעותק נמחק תוך שעה אחרי זה. מהקישור עצמו נשמר רק גיבוב (hash), ונספר כמה פעמים נפתח. פתיחות הקישור נרשמות ביומן הגישה שלך (בהגדרות, ב"פרטיות וגישה לתוכן"), שורה אחת לכל היותר בכל דקה לקישור, בלי לזהות מי פתח אותו, ונשמרות 365 יום.

צוות: מה המנהל רואה. אם הצטרפת לצוות בהזמנה, מי שמנהל אותך בצוות רואה חלק מהמידע שלך, לקריאה בלבד: בעלי הצוות רואים את המנהלים ואת הנציגים, ומנהל רואה את הנציגים. אף אחד בצוות לא רואה את בעלי הצוות. בעלי הצוות יכולים לשייך מנהל לנציגים מסוימים: מנהל ששויכו לו נציגים רואה רק אותם, ומנהל בלי שיוך רואה את כל הנציגים (ראו "צוות: מה בעלי הצוות קובעים" למטה). מטרת הצפייה היא אימון ושיפור של השיחות וניהול הצוות, ובעלי הצוות, כמעסיק, אחראים למידע שהם והמנהלים רואים. הם רואים רק שיחות עם לקוחות (שיחות שכרטיס הניתוח סיווג כשיחות מכירה או עם לקוח, ושיחות חיות מסוג מכירה, שירות, תמיכה, שימור, ייעוץ ואפיון), שהתקיימו בפועל, גם מלפני שהצטרפת לצוות; לא פגישות פנימיות, הרצאות, ראיונות ופגישות אישיות. פגישה שהועלתה ונותחה לפני שנוסף כרטיס הניתוח מוצגת להם רק אחרי שמחשבים לה "ניתוח מכירה", ואם זו שיחה עם לקוח. מהשיחות האלה הם רואים: שם השיחה, מתי הייתה וכמה זמן נמשכה; איך היא הוקלטה (בוט בפגישה, הקלטה מהדפדפן, קובץ שהועלה או ייבוא), המצב שלה (למשל הסתיימה, בעיבוד או נכשלה), והחברה שבשמה דיברת; כרטיס הניתוח (הציון, השלבים עם הציטוטים שעליהם הם נשענים, ההתנגדויות, מדדי השיחה וההיצמדות לתסריט); הסיכום של השיחה והמשימות שעלו בה; הלידים וההפניות שזוהו בשיחה (השם של כל אדם או חברה שהוזכרו בה כלקוח אפשרי או כהפניה, ההקשר שבו הוזכרו, דרך מי ומה סוכם לגביהם); והתמלול המלא, כל עוד בעלי הצוות לא כיבו זאת בהגדרות הצוות (ההגדרה פועלת כברירת מחדל; מסך "הצוות שלי" ומסך ההצטרפות אומרים מה מצבה, וכשבעלי הצוות מפעילים אותה מחדש, כל חברי הצוות מקבלים על כך מייל, לכל היותר פעם ביום). מהשיחות החיות הם רואים רק שאתה בשיחה ומאז מתי, הסוג, החברה והשלב שהמאמן זיהה, בלי מה שנאמר בה (לוח "עכשיו בצוות", שמתעדכן כל 20 שניות). הם רואים גם את המספרים שלך: כמה שיחות, זמן השיחה, הציון הממוצע וניסיונות הסגירה (שיחה ששלב הסגירה שלה קרה וקיבל ציון, לא בהכרח מכירה), מול היעד שנקבע לך (ליום או למשמרת), ומגמת הציון, השלבים וההתנגדויות שלא טופלו לאורך הזמן. המספרים נספרים במערכת מאותן שיחות, בלי AI. בעלי הצוות והמנהלים יכולים גם לשאול על הצוות שאלה חופשית ("המנהל שואל", למשל "מי הכי חלש בטיפול בהתנגדויות מחיר החודש?"): המספרים בתשובה נספרים במערכת מאותן שיחות ובאותם כללים, בלי AI, והתשובה לא מראה להם דבר מעבר למה שהם כבר רואים. כדי להבין את השאלה ולנסח את התשובה נשלחים לספק ה-AI (Anthropic, ובגיבוי OpenAI, ראו למעלה) השאלה כפי שהמנהל כתב אותה, ואחר כך המספרים שחושבו ושמות של שלבים בשיחה ושל סוגי התנגדויות (כמו מחיר או תזמון). המערכת לא שולחת לו שמות של נציגים, חוץ ממה שהמנהל כתב בשאלה עצמה (במקום שם נשלח סימון, והמערכת משלימה את השם בתשובה), תמלולים, ציטוטים, את הנוסח של ההתנגדויות או את שמות השיחות. ניסוח שה-AI הכניס בו מספר משלו, או שיבץ בו מספרים במקום הלא נכון, נדחה בקוד, ובמקומו מוצג הנוסח הקבוע של המערכת; זה מצמצם את הסיכוי למספר מומצא, אבל לא מבטיח שכל ניסוח מדויק. השאלות והתשובות לא נשמרות אצלנו (רק כמה טוקנים השאלה עלתה, כמו בכל שימוש ב-AI). מי שהצטרף לצוות לפני שהנוסח של מסך ההצטרפות כלל את "המנהל שואל" לא נכלל בתשובות האלה, עד שהוא מסמן ב"הצוות שלי" שקרא את הנוסח המעודכן. כל בוקר מ-08:00 נשלח למנהלים סיכום יומי במייל (דרך Resend) על היום הקודם, רק אם היו בו שיחות, עם המספרים בלבד: לכל נציג השם שלו, השיחות, הדקות, הציון, ניסיונות הסגירה והיעד, ושמות הנציגים שלא היו בשיחה; בלי כותרות של שיחות, בלי התנגדויות ובלי פרטי לקוחות או לידים. כל צפייה של בעלי הצוות או של מנהל בשיחות שלך נרשמת ביומן הגישה שלך (בהגדרות, ב"פרטיות וגישה לתוכן"), עם השם של מי שצפה (או התפקיד שלו, אם לא הזין שם), ונשמרת 365 יום. צפייה היא פתיחה של שיחה שלך, פתיחה של רשימת השיחות שלך או של כרטיס הנציג שלך, ותשובה של "המנהל שואל" שמציגה רשימה של שיחות שלך; צפייה חוזרת באותו דבר בתוך 5 דקות נרשמת פעם אחת. הלוח "עכשיו בצוות" והמייל היומי לא נרשמים ביומן. אתה רואה את היעד שלך ואת ההתקדמות שלך אליו, לפי אותן שיחות. הם לא רואים: שיחות ופגישות שסימנת כפרטיות (שיחה פרטית לא נכנסת גם למספרים וליעד), מה שהמאמן למד עליך (הזיכרון האישי של המאמן) והכרטיסים שהמאמן הציע לך בשיחה, ההקלטות, ונוסח הסיכום ללקוח. המנהלים לא יכולים לשנות או למחוק שום דבר שלך. לפני ההצטרפות מוצג לך מסך שמפרט את כל זה, ומצטרפים רק אחרי שמאשרים שקראת אותו; נשמרים מתי אישרת, איזה נוסח (גרסה) הוצג לך והאם הוצג שהתמלול המלא גלוי. באותו מסך אפשר לבחור להסתיר מהמנהלים את השיחות שלך מלפני ההצטרפות (הן מסומנות כפרטיות באותו רגע, וגם שיחה שהתחילה לפני ההצטרפות ונשמרה או הועלתה אחריה; אפשר לבטל את הסימון לכל שיחה בנפרד). אפשר לסמן פגישה כפרטית בעמוד שלה, גם כשהמנוי או תקופת הניסיון הסתיימו, ולצאת מהצוות בכל רגע ("הצוות שלי" בתפריט החשבון); יציאה, הוצאה מהצוות או מחיקת הצוות מפסיקות את הצפייה מיד. חשבון שנחסם לא רואה דבר מהצוות. אם מנהל הופך לנציג, הוא מקבל מייל שמעכשיו המנהלים רואים את השיחות שלו. בעלי הצוות והמנהלים רואים את השמות וכתובות המייל של כל חברי הצוות (מנהל ששויכו לו נציגים: רק של בעלי הצוות, של המנהלים ושל הנציגים שלו), ונציג רואה את השמות והתפקידים של מי שרואה את השיחות שלו (בלי כתובות המייל שלהם). הזמנה לצוות נשלחת במייל (דרך Resend) לכתובת שהמנהל הזין, עם שם המזמין (או "מנהל הצוות", בלי כתובת המייל שלו), עם קישור לשימוש אחד שתוקפו 7 ימים, ורק החשבון של הכתובת הזו יכול להצטרף בו; מהקישור נשמר רק גיבוב (hash). במייל יש גם דרך לדווח לנו על הזמנה שנשלחה בטעות או שנראית חשודה. מנהל יכול גם להגביל נציג לחלק מהחברות של בעלי הצוות: אז בהגדרת השיחה של הנציג מופיעות רק החברות האלה, עם התיאור ומדיניות ההנחות שלהן, הוא לא רואה חברות אחרות ולא יכול להוסיף חברה משלו עד שההגבלה מוסרת. בשיחה עם חברה כזו המאמן של הנציג נעזר גם בתסריטים שבעלי הצוות כתבו לה ובמקורות הידע שלה שנכנסים לכל שיחה שלה, כמו בשיחה של בעלי הצוות עצמם, וכך גם מסמך שהנציג מפיק מהפגישה (למשל הצעת מחיר), לפי אותם כללים של מסמך שנשלח ללקוח. הנציג מקבל את התוכן הזה דרך המאמן, בכרטיסים ובתשובות שהוא מציג לו בשיחה; את התסריט הוא רואה לקריאה בלבד, ומהמקורות רק את השמות שלהם, לא את הקבצים. הכרטיסים שהמאמן כתב נשמרים בפגישה של הנציג, כמו בכל שיחה. הטקסט המלא של המקורות ושל התסריט נמחק מהשיחה כשהיא מסתיימת, וגם באמצע השיחה אם השיוך לחברה מבוטל, הנציג יוצא מהצוות או שהחברה מושבתת או נמחקת; נשארים רק שם התסריט וכותרות השלבים שלו. מנהל שהוגבל בעצמו לחברות יכול לשייך לנציגים רק מהחברות שלו.

צוות: מה בעלי הצוות קובעים. אם אתה בצוות, בעלי הצוות יכולים לקבוע לכל חברי הצוות את חמש ההגדרות הבאות, וההגדרה של הצוות גוברת על ההגדרה שלך. מסך ההצטרפות ו"הצוות שלי" מראים אילו מהן פועלות בצוות:

• •אימות דו-שלבי חובה. רק בעלי צוות שהפעילו אימות דו-שלבי בחשבון שלהם יכולים לחייב אותו. כשהוא חובה, חבר שהתחבר בלי אימות דו-שלבי לא מקבל גישה לנתוני הצוות ולתכונות שלו (למשל מרכז המנהל, היעדים והחברות שהצוות שייך לו), עד שיפעיל אותו ויתחבר עם הקוד. זה נאכף במסד הנתונים, ולא רק במסך. הפגישות, השיחות וההגדרות האישיות שלו לא נחסמות, והוא עדיין יכול לסמן פגישה שלו כפרטית או לצאת מהצוות. כשבעלי הצוות מחייבים את האימות, שאר חברי הצוות מקבלים על כך מייל, לכל היותר פעם ביום.
• •אוטומציות כבויות לכל הצוות. בעלי הצוות יכולים לכבות לכל חברי הצוות, וגם לעצמם, את ה-Webhook (למשל Make או n8n), את Slack, את WhatsApp, את הכנת הנוסח ללקוח למשתתפי הפגישה ואת הבוט שמצטרף לבד לפגישות מהיומן. מה שכבוי לכל הצוות לא יוצא, גם אם הפעלת אותו אצלך: השרת בודק את ההגדרה של הצוות לפני שהוא שולח. גם בדיקה של החיבור ל-Webhook, ל-Slack או ל-WhatsApp, ושליחה ידנית של פגישה ל-Webhook, לא יוצאות. העותק של הסיכום שנשלח אליך לא תלוי בהגדרה הזו. בעלי הצוות יכולים גם לחסום לכל חברי הצוות את החיבורים ל-Claude, ל-ChatGPT ולמפתחות API: מרגע החסימה אף חיבור של חבר בצוות לא קורא דבר, גם חיבור שכבר קיים, ולא נוצר חיבור חדש, עד שהחסימה מבוטלת.
• •פגישות חדשות פרטיות כברירת מחדל. כשבעלי הצוות מפעילים את זה, כל פגישה חדשה של חבר בצוות, חוץ מבעלי הצוות, נשמרת כפרטית: מי שמנהל אותך בצוות לא רואה אותה, והיא לא נספרת במספרים וביעד שלך, עד שאתה מסמן בעמוד שלה "לשתף עם המנהל". אחרי השיתוף רואים אותה לפי הכללים שלמעלה. פגישות שכבר נשמרו לא משתנות, חוץ מפגישה שהבוט עוד לא נכנס אליה: היא נשמרת כפרטית כשהבוט נכנס. בחירה שעשית בעצמך בעמוד הפגישה, לשתף או להסתיר, נשמרת, וההגדרה של הצוות לא משנה אותה. בשיחה חיה שעוד לא נשמרה כפגישה, הלוח "עכשיו בצוות" מראה רק שאתה בשיחה עם לקוח ומאז מתי, בלי הסוג, החברה והשלב. כשבעלי הצוות מכבים את ההגדרה, שאר חברי הצוות מקבלים מייל עם הנוסח המעודכן של מה שהמנהלים רואים, לכל היותר פעם ביום, ופגישות שכבר פרטיות נשארות פרטיות.
• •בלי ElevenLabs לכל הצוות. כשבעלי הצוות מפעילים את זה, השמע של כל חברי הצוות, כולל בעלי הצוות והמנהלים, לא נשלח ל-ElevenLabs, גם לא דרך Recall.ai, גם אם ההגדרה "בלי ElevenLabs" בחשבון שלך כבויה: השרת בודק את ההגדרה של הצוות לפני שהוא שולח שמע לתמלול. זה חל על מה שמתחיל אחרי ההפעלה: שיחה או בוט שכבר פעילים עשויים להמשיך כמו שהתחילו. בהגדרות שלך המתג מוצג פעיל ונעול, וחיתוך רילס מסרטון בסטודיו לא זמין. ההגדרה בחשבון שלך נשמרת כמו שהיא, וחוזרת לקבוע כשבעלי הצוות מכבים את זה; אז שאר חברי הצוות מקבלים על כך מייל, לכל היותר פעם ביום. על ההפעלה לא נשלח מייל, והיא מופיעה ב"הצוות שלי" ובמסך ההצטרפות לצוות.
• •מחיקה אחרי משלוח חובה. כשבעלי הצוות מפעילים את זה, כל פגישה של חבר בצוות, וגם של בעלי הצוות, שנשלחה בהצלחה ל-webhook שהוא הגדיר, נמחקת מ-SmartChat אחרי הזמן שהוא בחר, או אחרי 24 שעות אם לא בחר (ראו "מחיקה אחרי משלוח" בסעיף 7), ואי אפשר לבקש לשמור פגישה מסוימת. חבר שלא הגדיר webhook לא שולח, ולכן גם לא נמחק לו דבר. בעלי הצוות לא יכולים לחייב את זה ובאותו זמן לכבות את ה-webhook לכל הצוות. כשבעלי הצוות מחייבים אותה, שאר חברי הצוות מקבלים על כך מייל, לכל היותר פעם ביום, ומסך ההצטרפות, "הצוות שלי" ומסך האינטגרציות מראים אותה. משלוח שהיה לפני ההפעלה, או לפני שהחבר הצטרף לצוות, לא נספר.

מנהל לנציגים מסוימים: בעלי הצוות יכולים לשייך מנהל לנציגים מסוימים. מנהל ששויכו לו נציגים רואה רק אותם, לפי הכללים שלמעלה, ומנהל בלי שיוך רואה את כל הנציגים. גם כשכל הנציגים ששויכו למנהל יצאו מהצוות או כבר לא נציגים, הוא לא חוזר מעצמו לראות את כולם. ברשימת הצוות מנהל כזה רואה רק את בעלי הצוות, את המנהלים, את עצמו ואת הנציגים שלו, ומההזמנות לצוות רק את ההזמנות הפתוחות ששלח. ב"הצוות שלי" מופיע מי בדיוק רואה את השיחות שלך.

מייל על שינוי בהגדרות האלה נשלח לחברי הצוות רק כשאימות דו-שלבי נעשה חובה, כשהפגישות הפרטיות כברירת מחדל מכובות, כש"בלי ElevenLabs" לכל הצוות מכובה, וכשמחיקה אחרי משלוח נעשית חובה. על שאר השינויים, למשל כיבוי של אוטומציות, הפעלה של הפגישות הפרטיות כברירת מחדל או של "בלי ElevenLabs" לכל הצוות, או שיוך של מנהל לנציגים, לא נשלח מייל.

המאמן החי ולקוחות חוזרים: בשיחה חיה עם לקוח שכבר פגשת, המאמן נעזר בהיסטוריה עם הלקוח מתוך החשבון שלך: כרטיס איש הקשר וההערות שבו, כרטיס החברה וההערות שבו, הפגישות הקודמות עם הלקוח (כותרת, תאריך, סיכום, החלטות וצעדים הבאים), המשימות שלך מהפגישות האלה שעוד פתוחות, מה שהלקוח התחייב בפגישות האחרונות ועוד פתוח, הצעת המחיר האחרונה שנשלחה ללקוח (ואם אין כזו, הצעה שנשלחה לאיש קשר אחר מאותה חברה, מסומנת בשמו), שלב העסקה של הלקוח ב-CRM (בלי שווי העסקה) והערות, שיחות ומיילים שרשמת בכרטיס שלו (לא רשומות שנוצרו מפגישות). ההיסטוריה נשלחת לספק ה-AI של המאמן (Anthropic או OpenAI, ראו למעלה) יחד עם התמלול, לצורך ההצעות בשיחה בלבד. הלקוח מזוהה לפי איש הקשר שבחרת, או לפי כתובת המייל של משתתף באירוע ביומן שממנו פתחת את השיחה, רק כשמשתתף אחד בדיוק הוא איש קשר שלך (בלי הכתובות שלך, בלי עמיתים מהדומיין של הארגון שלך, בלי חדרים ובלי מי שסירב להזמנה). כשכמה משתתפים מתאימים, המאמן שואל מי הלקוח ולא קורא דבר עד שתבחר. משתתף שרק השם שלו זהה לשם של איש קשר הוא הצעה בלבד, וההיסטוריה שלו נקראת רק אם אישרת. זיהוי לפי כתובת משמש את המאמן בלבד: הוא לא מקשר את הפגישה ללקוח ולא שולח לו דבר. רק אם בחרת לשייך אליו את השיחה, היא מקושרת אליו כמו איש קשר שנבחר בהגדרות השיחה. אפשר לפתוח שיחה בלי זיכרון, או לכבות את זה בפרופיל של המאמן החי.

תובנות שיווקיות: בשיחה חיה, אם הפעלת אותן בהגדרת השיחה או באמצע שלה, התובנות בזמן השיחה מופקות ממה שנאמר מרגע ההפעלה. אם המתג דלוק בסוף השיחה, התובנות בסיכום שלה מופקות מכל התמלול. בהגדרות הסיכום אפשר להפעיל אותן לפגישות בלי שיחה חיה, ובכל פגישה אפשר ללחוץ "הפק תובנות שיווקיות". SmartChat מפיק אותן מהתמלול: משפטים שנאמרו בשיחה מילה במילה (כל משפט נבדק מול התמלול, ומיוחס ללקוח רק כשידוע שהוא אמר אותו; אחרת הוא מוצג כציטוט מהשיחה), הכאבים והצרכים שעלו, התנגדויות שנענו טוב ומסרים שיווקיים. התמלול נשלח לשם כך לספק ה-AI (OpenAI או Anthropic, ראו למעלה). התובנות נשמרות בפגישה לבעל החשבון בלבד. SmartChat מסיר את השמות שהוא מכיר מהפגישה (משתתפים, אנשי קשר והחברות שלהם, כפי שהם רשומים), ומספרי טלפון, מיילים, חשבונות ות.ז. שהוא מזהה. כדאי לעבור על התוכן לפני פרסום. הן לא נכללות בנוסח ללקוח, בקישור לשיתוף, בווטסאפ, ב-Slack או ב-Webhook, ומנהל צוות לא רואה אותן. הן נכנסות רק למייל הסיכום שנשלח לכתובת שלך, ונמחקות עם הפגישה.

מקורות ידע: מסמכים וקישורים שהוספת במקורות הידע שבאזור הפגישות. נשמרים המקור (הפניה למסמך שב"מסמכים", בלי עותק של הקובץ, או כתובת הדף), הקטגוריה, הלקוח שאליו שייכת אותו (איש קשר או חברה מה-CRM) ומתי משתמשים בו. דף אינטרנט נקרא בשרת שלנו, רק מכתובת ציבורית, כשהוספת אותו, כשלחצת "רענון", כשנוצר מסמך מפגישה וקישור שלו עוד לא נקרא (ברקע, והטקסט נכנס רק למסמך הבא), ובתחילת שיחה חיה כשאין ממנו טקסט שמור או שהטקסט השמור ישן מ-7 ימים; נשמרים הטקסט שנקרא ממנו (עד 20,000 תווים), מתי נקרא, מתי ניסינו לקרוא אותו לאחרונה והאם הקריאה הצליחה, כדי שלא ייקרא מחדש בכל שיחה. כשקריאה חוזרת נכשלת, משתמשים בטקסט שנקרא ממנו קודם. כתובת שאינה ציבורית מוחקת את הטקסט השמור. הטקסט נשמר בשרת בלבד, ולא נשלח חזרה לדפדפן. מתי משתמשים במקור: "תמיד" בכל שיחה חיה (גם של בוט המאמן) ובכל מסמך שנוצר מפגישה, ומקור כזה אינו משויך ללקוח; "כשהלקוח בשיחה" רק כשהלקוח שלו הוא הלקוח של השיחה (נבחר בהגדרות השיחה, או זוהה מהיומן כשהשיחה נפתחה עם זיכרון, כמו שמתואר למעלה; "זה לא הלקוח" מוריד מהשיחה את המקורות של הלקוח שמוצג, ובחירת לקוח אחר בזמן השיחה מכניסה במקומם את המקורות שלו) או של הפגישה שממנה נוצר המסמך, ומקור של חברה חל על כל אנשי הקשר שלה. כשיש כמה משתתפים מזוהים, נכנס איחוד המקורות שלהם. "רק ידני" רק כשבחרת אותו לפני שיחה. לפני שיחה אפשר להוריד מקור שנכנס מעצמו (גם של לקוח שזוהה מהיומן) או להוסיף אחר. מקור יכול להיות משויך גם לחברה שאתה מייצג (ראו "חברות" למטה): מקור של חברה נכנס רק לשיחות שנפתחו בשמה ולמסמכים מפגישות שלהן, גם כשהוא "תמיד", ולא לשיחה של חברה אחרת, גם לא כשבוחרים אותו ידנית; ומקור "תמיד" בלי חברה נכנס רק לשיחות ולמסמכים בלי חברה (עד 16 באוקטובר 2026 הוא נכנס לכל שיחה ולכל מסמך). מקור של לקוח בלי חברה נכנס לשיחות של הלקוח בכל חברה. מסמך מפגישה של חברה שכבר נמחקה נכתב כמסמך בלי חברה. מסמכים ללקוח לא כוללים מקורות מקטגוריה פנימית או של מתחרים: כל קטגוריה שיש בשמה "מתחר", "competitor", "נהל", "פנימי" או "internal" (כמו "מתחרים" ו"נהלים ותהליכים"), גם כשהאותיות כתובות בצורה אחרת של אותה אות. מקור מחירים הוא רק קובץ שהעלית: קישור לדף אינטרנט אינו מקור מחירים, גם בקטגוריה "מוצר ומחירים". ממקור שאינו מקור מחירים מוסרים בקוד, מהטקסט, מהשם ומהכתובת שלו, סכומים עם מטבע, סכום מיד אחרי "ב-" (כמו "החבילה ב-99") ומספרים ליד מילות מחיר ויחידות מחיר (כמו "מחיר", "עלות", "תמורת", "לחודש", "בחודש", "לכל משתמש" ו-"/month"), אבל לא תאריכים ומספרי טלפון, וההנחיה למודל לא לקחת ממנו מחירים היא שכבה נוספת. זה מצמצם את הסיכוי שמחיר כזה ייכנס למסמך, אבל לא מבטיח זאת בכל ניסוח (למשל מחיר שנכתב במילים). מסמך שנוצר מפגישה שומר איתו את שמות המקורות שנעזר בהם ומה לא נכנס אליו, והם מוצגים רק לך, בעורך. בכל שיחה ובכל מסמך נכנסים עד 6 מסמכים ו-4 קישורים (יחד עם מסמכים ודפים שבחרת לשיחה עצמה), ועד 40,000 תווים בסך הכל; בשיחה חיה, רק מה שנכנס ב-24,000 התווים שהמאמן קורא, אחרי הפרופיל וההערות לשיחה. השם, הקטגוריה והטקסט של המקורות שנכנסו (ובדף אינטרנט גם כתובתו) נשלחים לספק ה-AI של המאמן או של המסמכים (Anthropic או OpenAI, ראו למעלה) יחד עם התמלול או עם הפגישה, לצורך ההצעות בשיחה או כתיבת המסמך בלבד. הניתוח והסיכום של הפגישה עצמה (וגם המייל למשתתפים והנוסח ללקוח שנכתבים מהם) לא משתמשים במקורות הידע, כדי שלא ייכנס אליהם דבר שלא נאמר בפגישה.

חברות: החברות שאתה מייצג בשיחות (למשל מוקד שמוכר בשם כמה חברות, או עסק עם כמה מותגים). נשמרים בחשבון שלך השם, הלוגו (קובץ PNG, JPG או WebP עד 1MB, בתיקייה פרטית שלך באחסון, ומוצג רק לך דרך כתובת זמנית), התיאור שכתבת על החברה, מדיניות ההנחות שלה ואם היא מוצגת בתחילת שיחה. בשיחה חיה שנפתחה בשם חברה, השם והתיאור שלה נשלחים לספק ה-AI של המאמן (Anthropic או OpenAI, ראו למעלה) כחלק ממה שהמאמן קורא, ומדיניות ההנחות שלה מחליפה בשיחה הזו את מדיניות ההנחות שבפרופיל. השיחה והפגישה שנוצרת ממנה שומרות את שם החברה. מחיקת חברה מוחקת אותה ואת קובצי הלוגו שלה, גם לוגו קודם (אם מחיקת הלוגו מהאחסון נכשלת, מוצגת לך הודעה, ואפשר לבקש מאיתנו למחוק אותו); מקורות הידע שלה נשארים בלי חברה, ומקור "תמיד" שלה עובר ל"רק ידני"; התסריטים שלה נשארים בלי חברה ומושבתים, ולא מוצעים בשיחות עד שתפעיל אותם או תשייך אותם לחברה. בלי חברות, השיחות מתנהלות כמו קודם, בשם העסק שבפרופיל.

תסריטי שיחה: תסריט הוא שלבי שיחה שהגדרת לסוג שיחה (ולחברה, אם בחרת): לכל שלב שם, מה צריך לקרות בו, מה לומר, מה לשאול והערות. הוא נשמר בחשבון שלך עד שתמחק אותו. אפשר לכתוב אותו בעצמך, להעלות קובץ (טקסט, Markdown, PDF או Word, שנקרא בדפדפן, והקובץ עצמו לא נשמר; עמוד של PDF שכמעט אין בו טקסט נשלח כתמונה לקריאה, כמו במסמכים, רק אחרי שאישרת, כי זה עולה קרדיטים), או לבקש מ-AI לכתוב או לחלק אותו לשלבים. ב"צור עם AI" נשלחים לספק ה-AI של המסמכים (Anthropic, ובגיבוי OpenAI, ראו למעלה) סוג השיחה, התיאור שכתבת, שם החברה, התיאור שלה ומדיניות ההנחות שלה, ומקורות הידע שבחרת (מחירים רק ממקור מחירים, כמו במסמכים; מסמך בקטגוריה של מתחרים נכנס, אבל אף פעם לא כמקור מחירים); בחלוקה עם AI נשלח הטקסט של התסריט. תסריט עם כותרת לכל שלב מתחלק בלי AI ובלי שליחה לספק. מחיר שה-AI כתב ושאינו מופיע במקור מחירים, בטקסט שלך או במדיניות ההנחות של החברה מוחלף בקוד ב-[מחיר], והטבה (אחוז, תקופה בחינם או תקופת ניסיון, חצי מחיר, משלוח או התקנה בחינם) שאינה מופיעה שם מוחלפת ב-[הטבה], ואחוז שאינו הטבה (נתון, כמו שביעות רצון) שאינו מופיע שם מוחלף ב-[נתון]. זה מצמצם את הסיכוי שמחיר או הטבה שלא כתבת ייכנסו לתסריט, אבל לא מבטיח זאת בכל ניסוח (למשל מחיר שנכתב במילים), ולכן כדאי לעבור על הטיוטה לפני השמירה. כתיבה או חלוקה עם AI עולה קרדיט AI אחד. בשיחה חיה שנפתחה עם תסריט, נשמר עם השיחה עותק של התסריט כפי שהיה בתחילתה, ושמות כל השלבים שלו, ושל השלבים הבאים גם המטרה, מה לומר, מה לשאול וההערות, נשלחים לספק ה-AI של המאמן עם כל הצעה. בסוף השיחה נשמרים בפגישה שם התסריט, שמות השלבים ואילו מהם המאמן סימן שכוסו, והם מוצגים בכרטיס הפגישה כ"היצמדות לתסריט", בלי פנייה נוספת ל-AI.

סוגי שיחה: בהגדרת השיחה החיה ארבעת סוגי השיחה הראשונים מוצגים ככרטיסים, והשאר תחת "סוגים נוספים". כברירת מחדל הסדר נקבע לפי מספר השיחות החיות שלך מכל סוג ב-90 הימים האחרונים: מסד הנתונים סופר אותן כשמסך ההגדרה נטען, ורק המספרים מגיעים למסך. אם סידרת את הסוגים בעצמך, הסדר נשמר בפרופיל שלך, כדי שיופיע בכל מכשיר, עד שתבחר "איפוס לסדר אוטומטי". אפשר גם ליצור עד 20 "סוגים משלך": שם (עד 40 תווים), מטרה (עד 600 תווים: מה המטרה של השיחה ועל מה המאמן צריך לשים לב) וסוג בסיס (אחד מסוגי השיחה, למשל שיחת מכירה; אם לא בחרת, פגישה כללית), שנשמרים בחשבון שלך עד שתמחק אותם. היצירה והעריכה לא נשלחות ל-AI ולא עולות קרדיט. שיחה חיה מסוג משלך מתנהלת כמו שיחה מסוג הבסיס שלו: המאמן, מדיניות ההנחות, כרטיס הניתוח והצוות מתייחסים אליה כך. נשמרים איתה השם והמטרה של הסוג כפי שהיו בתחילתה, והם נשלחים לספק ה-AI של המאמן (Anthropic או OpenAI, ראו למעלה) עם כל הצעה, כל תשובה וכל עדכון של הסיכום החי, כטקסט שכתבת ולא כהוראה, יחד עם שאר מה שהמאמן קורא. בפגישה שנוצרת מהשיחה נשמר רק שם הסוג (לא המטרה), והוא נשלח גם לספק ה-AI שמנתח את הפגישה, כחלק מהבקשה לניתוח, ולכן עשוי להופיע בסיכום של הפגישה (גם בסיכום שהמנהלים רואים, כשהם רואים את השיחה). כשלשיחה אין שם משלה, היא והפגישה שנוצרת ממנה נקראות בשם הסוג, והניתוח יכול להחליף את הכותרת הזו בכותרת שהוא מציע. מחיקת סוג מוחקת אותו מהרשימה, ושיחות שהתקיימו איתו שומרות את השם והמטרה שלו; מחיקת הפגישה מוחקת גם אותם מהשיחה. בצוות, שיחה מסוג משלך נחשבת כמו שיחה מסוג הבסיס שלה: כשהבסיס הוא שיחה עם לקוח (מכירה, שירות, תמיכה, שימור, ייעוץ או אפיון), המנהלים רואים אותה והיא נספרת, גם בלוח "עכשיו בצוות". כשהבסיס הוא פגישה כללית, כרטיס הניתוח קובע אחרי השיחה אם היא שיחה עם לקוח, ולכן אם המנהלים רואים אותה; בלוח "עכשיו בצוות" היא לא מופיעה. כשהבסיס הוא ראיון או הדרכה, היא לא נחשבת שיחה עם לקוח והמנהלים לא רואים אותה. המטרה שכתבת לסוג לא מגיעה למנהלים, אבל שם הסוג יכול להגיע אליהם כשם השיחה, כשלא נתת לה שם אחר.

סימונים על הצעות המאמן: בשיחה חיה, ובעמוד הפגישה עד 14 יום אחריה, אפשר לסמן כל הצעה או תשובה של המאמן: עזר, לא עזר (ולמה: לא מדויק, לא בסגנון שלי, לא רלוונטי, כבר אמרתי) או השתמשתי. גם העתקה של הצעה נרשמת כשימוש. אם הפעלת את הלמידה של המאמן, אחרי השיחה היא גם מסמנת בעצמה הצעה כ"אמרת את זה בשיחה", כשמשפט שלך שנאמר עד שתי דקות אחריה (או שניות ספורות לפניה) חוזר על לפחות חצי ממילות התוכן שלה, ולפחות על שלוש; רק בשיחה שבה המערכת מבחינה בינך לבין הצד השני, ואף פעם לא במקום סימון שלך. הסימונים נשמרים עם כרטיסי המאמן של השיחה ונמחקים איתם. בשיחה עצמה, הצעה של המאמן (מה לומר, מה לשאול ולמה בכרטיס, תשובה, ההמלצה בסיכום החי, שאלה שהוא מעביר לתשובה וחיפוש ברשת שהוא מבקש) שחוזרת על המילים של הצעה שסומנה "לא עזר" (חוץ מ"לא בסגנון שלי") לא מוצגת, גם בניסוח אחר וגם בשלילה. זו בדיקה של מילים: הצעה שחוזרת על אותו רעיון במילים אחרות לא נתפסת בה. על מה שהמאמן כותב כעובדה מהשיחה היא חלה רק במילה שלא נאמרה בשיחה, והיא לא חלה על שאלה שלך (ראו בהמשך מה נאכף בקוד). החריג היחיד: כשהצד השני העלה בעצמו, בשורות האחרונות שלו, את הנושא של כל ההצעות שסומנו שהטקסט חוזר עליהן (מחיר נחשב מועלה רק במילים כמו "מחיר", "עלות" או "תעריף", או ב"כמה זה עולה", ולא ב"עולה" לבד). בשיחה שבה המערכת לא מבחינה בינך לבין הצד השני (מיקרופון אחד בחדר) אין חריג כזה, כי לא ידוע מי אמר מה.

המאמן לומד ממך, רק אם הסכמת: הלמידה כבויה עד שתאשר אותה ("כן, ללמוד ממני", בהודעה שמופיעה פעם אחת במסך "מה המאמן יודע עליי", במסך השיחה החיה או בעמוד הפגישה), והיא זמינה רק בחבילות שכוללות אותה. עד שתאשר, שום דבר לא נקרא, לא נשלח ולא נשמר בשבילה. אחרי שאישרת, על כל שיחה חיה שתפתח (לא בלי זיכרון) ושתישמר כפגישה, המאמן שולח לספק ה-AI (Anthropic, ובגיבוי OpenAI, ראו למעלה): עד 40 מההצעות שלו בשיחה והסימונים עליהן; עד שתי שורות מהתמלול סביב כל הצעה ומי אמר אותן, ובסך הכול לא יותר מ-30% משורות השיחה (לא התמלול המלא); את סוג השיחה, השלב שבו הסתיימה וההתנגדות שהייתה פתוחה בסופה; את סיכום הפגישה, רק כשכל השיחות החיות שבה מותרות ללמידה (כשאחת מהן נפתחה בלי זיכרון או כשהלמידה כבויה, הסיכום לא נשלח, כי הוא גם שלה); ואת מה שכבר אישרת. הצעות שממתינות לאישורך ומה שדחית לא נשלחים. כשתשנה סימון בעמוד הפגישה אחרי זה, הנתונים האלה נשלחים שוב, לכל היותר פעם בשעה, ולמידה שנכשלה או שנקטעה באמצע נעשית שוב, עד שלוש פעמים בסך הכול. מכל אלה המאמן מציע עד 5 דברים ללמוד עליך: איך אתה עונה על התנגדות שחוזרת, ניסוחים שאתה מעדיף, עובדה על המוצר שלך שתיקנת, ומה לא להציע לך.

מה נבדק לפני שהצעה נשמרת: כל הצעה של המאמן, וכל מה שאתה כותב או עורך בעצמך, נבדקים בקוד מול רשימות של מילים ותבניות. קודם מוסרים מהם, וגם מהשמות שהבדיקה מחפשת, ניקוד, סימני וריאציה וסימנים מעל אותיות, ואז הבדיקה קוראת כל טקסט פעמיים: פעם כשתו שלא רואים (סימן כיוון, מחבר בלתי נראה וכדומה) הוא רווח, כמו בטקסט שנשמר, ופעם כשהוא נמחק. מה שהבדיקה מוצאת מהרשימה שלמטה, באחת הקריאות, דוחה את ההצעה כולה, בלי לשמור ממנה חלק (חוץ משמות המשתתפים בשיחה, שמוחלפים). הבדיקה מחמירה בכוונה, ודוחה גם הצעות תמימות שיש בהן מילה מהרשימות. זו בדיקה של מילים, לא של משמעות, ולכן היא לא מבטיחה שסוג מסוים של מידע לא יישמר: ניסוח שלא מופיע ברשימות, או שם שהמערכת לא מכירה, עלול לעבור. מילה מכל רשימה נבדקת גם עם אותיות השימוש לפניה, עד ארבע אותיות בסדר שבו הן נכתבות: ו, אחריה ש, כש או לכש, אחריהן ב, ל, כ או מ, ואחריהן ה (לא אחרי ב, ל או כ). מה כן נאכף בקוד מפורט מיד אחרי הרשימה. כשמה שכתבת או ערכת בעצמך נדחה, המסך אומר איזו מילה נמצאה ובאיזה שדה. מה נבדק:

• •שמות. שמות המשתתפים בשיחה, של אנשי הקשר שמקושרים לפגישה ושל החברות שלהם מוחלפים במילה "הלקוח" (כשדנה כהן משתתפת בשיחה, "להראות לדנה דוגמה של דוח" נשמר כ"להראות ללקוח דוגמה של דוח"); במה שאתה כותב בעצמך שם כזה לא מוחלף, והטקסט נדחה. הצעה נדחית כשיש בה שם מלא של איש קשר, או שם של חברה (של שלושה תווים ומעלה), מתוך ה-CRM שלך, או שם בתבנית שהמערכת מזהה כפנייה לאדם מסוים, כמו "יוסי מהרכש", "יוסי ממחלקת הרכש", "כשמשה שואל" או "מר כהן".
• •פרטי קשר. קישור או כתובת אתר: מילה בכל כתב, עם נקודה ושתי אותיות שאינן עבריות אחריה, כמו "smartchat.co.il" או "דוגמה.com", חוץ משמות תוכנה כמו "Node.js" או "ASP.NET". נקודה היא גם נקודה של כתב אחר ונקודה באמצע שורה (。 ｡ ﹒ ․ ۔ ։ ܁ · ‧ ． ・ • ∙ ⋅), נקודה בסוגריים, המילה dot בסוגריים, נקודה עם רווחים בין שתי מילים באותיות לועזיות, המילה dot בין שתי מילים, והמילה נקודה בין שתי מילים באותיות לועזיות, כמו "acme[.]io", "acme[dot]io", "acme (dot) io", "acme•io", "acme . io" או "acme dot io". כתובת מייל, גם כתובה במילים, כמו "dana at gmail dot com"; מספר טלפון; או כתובת עם מילה כמו "רחוב".
• •כסף, הנחות והתחייבויות. מילה מאחת הרשימות האלה, בכל אחת מההטיות שהמערכת מכירה ועם אותיות השימוש לפניה (בכלל שלמעלה), דוחה את ההצעה בלי קשר למה שמסביב: גם כשהלקוח ביקש, גם בשלילה וגם כשמתחרה נותן. מחיר וכסף: מחיר, עולה, עלות, תעריף, תקציב, יקר, זול, מוזיל, להתגמש, מתפשר, נעתר, כסף, מטבע, תשלום, אשראי, מזומן, חשבונית, העברה בנקאית, צ'ק, ביט, פייבוקס, ובאנגלית price, cost, fee, budget, expensive, cheap, payment, cash, invoice, paypal; וגם שמות וקודים של מטבעות, כמו "שקל", "דולר", "USD" או "NIS". הנחות והטבות: הנחה, חינם, מתנה, בונוס, זיכוי, הטבה, מבצע, קופון, דיסקאונט, פרי טרייל, ללא חיוב, על חשבון הבית, על חשבונו, דמי הקמה, מחיר מיוחד, ובאנגלית discount, deal, free trial, free, coupon, bonus, gift, promo. התחייבויות: להבטיח, מובטח, להתחייב, התחייבות, ערבות, החזר כספי, ובאנגלית guarantee, warranty, promise, commitment, refund; וגם "אחריות" כאחריות על מוצר (כמו "לציין שיש אחריות", ולא "לוקח אחריות על התהליך"), והבטחה לשלוח עד מועד (כמו "אשלח לך היום"). כך נדחים, למשל, "כשהלקוח מבקש הנחה, להסביר את הערך", "אין התחייבות לשנה, אפשר לבטל בכל חודש" ו"כשהלקוח אומר שזה יקר, משווה לעלות של להמשיך כמו היום". מילה שרק נראית כמו מילה מהרשימה עם אות שימוש, כמו "מעולה" או "ביקר", לא נחשבת; מילים אחרות כאלה, שהשער של ההצעות בשיחה מקל בהן (ראו בהמשך), נדחות כאן: גם "הצוות מבצע את ההטמעה", "feel free", "deal" ו"משקל". בנוסף, סימן של מטבע או סכום (כמו "3 אלף") ואחוז (כמו "10%") דוחים כל הצעה. החריג היחיד מפורט בסעיף הבא.
• •פריט "לא להציע". הטקסט שלו הוא מה לא להציע, בעד שלוש מילים, בלי מילת שלילה או תנאי (כמו "לא", "בלי", "אם" או "רק"). לפריט כזה אין מצב: הוא חל בכל שיחה, ומצב שנכתב לו לא נשמר ולא נבדק. פריט כזה, כשהוא מתחיל ב"לא להציע", "לא לדבר על" או "להימנע מ", הוא החריג היחיד לרשימות הכסף, ההנחות וההתחייבויות, ורק למילה אחת מהן (או ביטוי אחד מהרשימה), כשהיא המילה האחרונה בפריט ואין אחריה מילה שמשנה אותה: "לא להציע הנחה", "לא לדבר על מחיר" ו"לא להציע חודש חינם" נשמרים, ו"לא לשאול על התקציב", "אין סיבה שלא להציע הנחה", "לא לדבר על מחיר לפני שהלקוח ראה דמו", "לא להציע מחיר מלא", "להימנע ממחיר מחירון" ו"לא להציע תשלום מראש" נדחים. פריט כזה כותבים בלשון "לא להציע", ולא כפנייה למאמן ("אל תציע").
• •מספרים. מספר בספרות נשמר רק כשמיד אחריו, בלי סימן פיסוק ביניהם, מילה מרשימה סגורה של יחידות: זמן (שניות, דקות, שעות), אנשים ברבים (כמו "משתמשים" או "עובדים"; לא "לקוח" ולא "משתמש") ודברים שסופרים (כמו "שלבים" או "יתרונות"), למשל "2.5 שעות", "10 משתמשים" או "את 3 היתרונות". כל מספר אחר בספרות נדחה, גם של תקן, גרסה, שלב או מוצר ("ISO 27001", "גרסה 2.0", "בשלב 2", "Windows 11", "B2B"), טווח ("5 עד 50 עובדים") ו-"24/7". מספר במילים נדחה תמיד ("שלושה שלבים"), חוץ מ"אחד", "אחת", "שני" ו"שתי", שלא נחשבים מספר.
• •תאריכים ומועדים. תאריך; שם של חודש ("מרץ" רק כשהוא חודש, כמו "עד מרץ", "בסוף מרץ" או "3 מרץ", ולא "הרבה מרץ"); חג; או מועד במילים מהרשימה, כמו "מחר", "עד יום חמישי", "תוך שבועיים", "אחרי החג" או "בסוף השבוע הבא".
• •הוראות. פנייה למאמן או למערכת, או כלל לעתיד, כמו "המאמן", "תציע", "המערכת צריכה", "מעכשיו" או "תמיד לשלוח".
• •נושאים אישיים. מילה מרשימה של נושאים אישיים רגישים (בריאות, משפחה וגירושין, דת, פוליטיקה, מצב כלכלי של אדם), בלי קשר למי היא שייכת. גם המילים "משכנתא", "הלוואה", "תרופות", "נכות", "חובות", "שכר", "פוריות" ו"פרידה" נדחות תמיד, ולכן נדחים גם "כשהלקוח שואל על הלוואה לעסק" וגם "הלקוח לוקח תרופות ולכן מתעייף מהר".
• •המצב שבו לקח חל ("כשהלקוח אומר שהוא צריך לחשוב"). נבדק בדיוק כמו הלקח עצמו: גם "כשהלקוח מבקש הנחה" נדחה.

מה נאכף בקוד, בלי קשר לבדיקה: שום פריט לא משמש בשיחות לפני שאישרת אותו. פריט "לא להציע" שאישרת נבדק, בכל שיחה שנפתחת עם הזיכרון, מהשיחה שאחרי האישור, מול ההצעות של המאמן: מה לומר, מה לשאול ולמה בכרטיס, תשובה, ההמלצה בסיכום החי, שאלה שהמאמן מעביר לתשובה וחיפוש ברשת שהוא מבקש. הצעה שיש בה את כל המילים שלו (אחת עד שלוש) לא מוצגת ולא נשמרת: כרטיס שמה לומר, מה לשאול או למה בו נחסם לא מוצג כולו, ומה שכבר הוצג ממנו יורד מהמסך; תשובה נעצרת במקום שבו נחסמה, ומה שהוצג ממנה יורד מהמסך; ותשובה או חיפוש שהשאלה שלהם נחסמת לא נכתבים ולא רצים. חיפוש ברשת שהמאמן מבקש נבדק כשהוא נכתב, והשרת שומר אותו עם המצב של השיחה; כשהוא רץ הוא לא נבדק שוב. בזמן שהצעה נכתבת נשלחות למסך רק מילים שלמות שכבר נבדקו, וההצעה כולה נבדקת כשהיא נגמרת. ההמלצה של סיכום חי שנשמר קודם נבדקת שוב בכל פעם שהוא מוצג, גם אחרי רענון של הדף. תשובה שנעצרה אחרי שנכתבה נרשמת בעלות שלה (כשספק ה-AI לא מדווח עליה עד הסוף, מה שלא דווח לפי הערכה של אורך הטקסט), והשאלה שלה נשמרת עם שאר המצב של השיחה: בקשה נוספת לענות עליה, שלא הקלדת בעצמך (גם בכפתור שעונה על שורה מהשיחה), נעצרת לפני שהיא נשלחת למודל. מה לא נבדק: שאלה שהקלדת, שאלה על מה שנאמר בשיחה ושורה שאמרת בעצמך (בשיחה שבה המערכת מבחינה בינך לבין הצד השני; רק התשובה עליהן נבדקת), חיפוש ברשת שביקשת, שלב השיחה וההתנגדות, והתוכן והמקורות של בדיקה ברשת שהחיפוש שלה רץ. אלה מוצגים כמו שהם, גם כשיש בהם מילה של פריט. מה שהמאמן כותב כעובדה מהשיחה (מה קורה בשיחה בכרטיס, ומה עלה ומה עוד פתוח בסיכום החי) נבדק רק במילה שלא נאמרה בשורות השיחה שהמאמן קרא: עובדה שנאמרה בשיחה מוצגת, והמלצה שמוחבאת בה, כמו "הזמן להציע לו הנחה של 20%" כשאיש לא אמר "הנחה", לא מוצגת. רק השדה הזה יורד: הכרטיס מוצג בלעדיו, ונקודה בסיכום החי לא מוצגת אבל נשמרת עם הסיכום. "לא להציע חינם" חוסם כל הצעה עם "חינם", ו"לא להציע חודש חינם" רק הצעה שיש בה גם "חודש" וגם "חינם". מילה נחסמת ביחיד, ברבים ובסמיכות, כמו שהמערכת מטה אותה מהמילה שבפריט, ועם אותיות השימוש לפניה באותו כלל של כל הרשימות: עד ארבע אותיות, בסדר שבו הן נכתבות (ו, אחריה ש, כש או לכש, אחריהן ב, ל, כ או מ, ואחריהן ה, לא אחרי ב, ל או כ), כמו "וכשבפיילוט" או "לכשהפיילוט", גם במילה של מחיר, הנחה או התחייבות; מילה אחרת שרק חולקת איתה אותיות לא נחסמת, כמו "ההנחיות" מול "הנחה" או "המשלוח" מול "לוח". הכלל היחיד שמרחיב: פריט שהמילים שלו הן מילה אחת (או ביטוי אחד) מרשימת המחיר, ההנחות או ההתחייבויות שלמעלה חוסם כל מילה של אותה רשימה, ורק שלה. פריט של מחיר, כמו "לא לדבר על מחיר", חוסם גם כל סימן, שם או קוד של מטבע, גם באנגלית (כמו dollars, euros, shekels, pounds או bucks) וגם ש״ח בלי גרשיים, וסכומים: מספר עם "אלף" או "מיליון" (וגם k או מיליארד), מספר מיד אחרי ב- (כמו "החבילה ב-99"), או מספר שאחריו יחידה של מחיר: "לחודש", "בחודש", "לשנה", "בשנה", "למשתמש", "לכל משתמש", "למנוי", "לכל מנוי", "לרישיון", "לכל רישיון", "per user", "per seat", "per month", "per year", "per license", "a month", "a year", "a seat", "monthly", "yearly", "annually", "/month", "/mo", "/year", "/yr", "/user" או "/seat". כך נחסמים בו "החבילה הבסיסית 99 לחודש", "החבילה הבסיסית 99 בחודש", "זה 300 שקל", "249 שח", "Starter is $25 per user", "Starter is 25 per month", "25/month", "99 לכל משתמש" ו"99 per seat". "עולה" נקרא בו כמחיר רק ב"כמה זה עולה" או כשאחריו סכום, ו"יקר" רק כשלידו מילה של מחיר, מטבע או מספר: "עולה לי שאלה" ו"לקוח יקר" לא נחסמים. פריט של הנחה, כמו "לא להציע הנחה", חוסם מילים של הנחה, וגם כל אחוז (בהצעה של המאמן תחת פריט כזה אחוז נחשב הנחה), "מופחת", "מוזל", "reduced", "off", תשלום שלא נגבה ("בלי תשלום", "no charge"), ו"להוריד" או "הורדה" כשלידם מחיר, סכום או "לו": כך נחסמים בו "תוריד לו 10%", "תציע לו 20% off", "תציע מחיר מופחת", "חודש ראשון בלי תשלום" ו"להוריד את המחיר". הוא לא חוסם מחיר או סכום: "החבילה עולה 249 ₪ לחודש" לא נחסם בו, וגם לא "זמן ההמתנה קצר" או "הצוות מבצע את ההטמעה". מילים שרק נראות כמו מילה של הרשימה לא נחסמות בהצעות: "ההמתנה", "מבצע" כפועל, "feel free", "deal" באנגלית, "משקל", "מעלות המוצר" ו"בעלות על" (רק בשער הזה; בבדיקה שלפני שמירת לקח הן נדחות). פריט של התחייבות, כמו "להימנע מהתחייבות", חוסם רק מילים של התחייבות. בלי חריגים: גם כשהצד השני העלה את הנושא, וגם כשההצעה שוללת אותו. כל פריטי "לא להציע" שאישרת נאכפים, עד 30; אישור של פריט נוסף נדחה עד שתמחק אחד. פריט שנשמר לפני שנקבעה הצורה שלמעלה ולא עומד בה לא נאכף ולא נשלח למאמן, והמסך אומר זאת לצידו עד שתערוך אותו. גם זו בדיקה של מילים: הצעה שאומרת את אותו דבר במילים שאינן בפריט ואינן ברשימה שלו עוברת אותה.

מה המאמן מקבל כהנחיה, ולא נאכף בקוד: המאמן החי מקבל הנחיה שהזיכרון קובע רק ניסוח, סדר והדגשים, ולעולם אינו מקור למחיר, להנחה, להתחייבות או למועד. דף המוצר, מקורות הידע ומדיניות ההנחות גוברים על ההערות שלך על המוצר, ומדיניות ההנחות נשארת הכלל היחיד להנחה.

לפני שאתה מאשר: אפשר לפתוח לצד כל הצעה את השורות שהיא נשענת עליהן מהשיחה, ומי אמר אותן, כל עוד הפגישה שמורה (הצעה שמבוססת רק על דברי הצד השני מסומנת). לצד פריט "לא להציע" כתוב שהוא חל בכל שיחה ושאין לו מצב, ואילו מילים הוא יחסום.

איך משתמשים במה שאישרת: מה שאישרת (עד 40 פריטים שמתאימים לסוג השיחה, ובנוסף כל פריטי "לא להציע", עד 30, בכל שיחה) נשלח לספק ה-AI של המאמן החי (OpenAI או Anthropic, ראו למעלה) בכל שיחה חיה שנפתחת עם הזיכרון, מהשיחה שאחרי האישור, יחד עם התמלול, כדי לנסח את ההצעות בסגנון שלך. כשהזיכרון לא נקרא ברגע שהשיחה נפתחת, השיחה נפתחת בלעדיו, ומסך השיחה לא מראה שהמאמן נעזר בו. המאמן מקבל הנחיה להשתמש בו רק לניסוח, לסדר ולהדגשים, ולא כמקור למחיר, להנחה, להתחייבות או למועד; הערות שלך על המוצר מוצגות לו כהערות, ודף המוצר, מקורות הידע ומדיניות ההנחות גוברים עליהן. עריכה או מחיקה של פריט חלות מיד, גם בשיחה חיה פתוחה; כשעדכון של שיחה פתוחה לא מצליח, השיחה ממשיכה רק עם פריטי "לא להציע" כפי שהם עכשיו (בלי מה שמחקת), ובלי השאר; גם הכתיבה הזו נעשית רק על השיחה כפי שנקראה, כך ששינוי שנכתב לה באותו רגע (כמו כיבוי השימוש) לא נדרס. אפשר לכבות את הלמידה (גם למידה שרצה באותו רגע לא תשמור דבר) או את השימוש במה שאושר (גם בשיחה חיה פתוחה, מיד), ושיחה שנפתחה בלי זיכרון לא נלמדת ולא נעזרת בו. במסך "מה המאמן יודע עליי" אפשר לאשר או לערוך פריט (רק בחבילה שכוללת את הלמידה: גם אישור דורש אותה), לדחות או למחוק כל פריט (גם מה שדחית), למחוק הכול, ולייצא הכול לקובץ (בלי טביעות האצבע, ראו סעיף 7).

הפניות ושותפים: כשנכנסים לאתר בקישור הפניה (כתובת של האתר עם קוד בפרמטר ref), הקוד ומתי לחצו עליו נשמרים באחסון המקומי של הדפדפן (localStorage) עד 60 יום, וקישור הפניה אחר שנלחץ אחר כך מחליף אותם. פעם ביום לכל קוד ודפדפן הלחיצה נספרת במונה היומי של הקוד, וסימון שהיא כבר נספרה נשמר באותו אחסון. המונה שומר רק כמה לחיצות היו על הקוד בכל יום: בלי כתובת IP, בלי פרטי הדפדפן ובלי זהות. בהרשמה ובכניסה מאותו דפדפן, הקוד ומועד הלחיצה נשלחים לשרת (בהרשמה במייל הם נשמרים גם בפרטי ההרשמה של החשבון), ואם החשבון עומד בתנאי השיוך שבתנאי תוכנית השותפים, נשמר שהוא הופנה, על ידי מי, באיזה קוד, מתי ומתי שילם לראשונה, וגם קוד חד-כיווני (HMAC) שנגזר מכתובת המייל שלו, כדי שאותו אדם ייספר כהפניה פעם אחת בלבד (את הכתובת עצמה אי אפשר לשחזר ממנו). קוד כזה נשמר גם על חשבון ששילם על מנוי, ולא רק על חשבון שהופנה, כדי שחשבון שנמחק ונפתח מחדש דרך קישור הפניה לא ייספר כהפניה. על מפנה נשמרים הקוד שלו, מספר הלחיצות בכל יום, החשבונות שהפנה, ולכל תשלום של חשבון כזה שמזכה בעמלה או בהטבה: הסכום לפני מע"מ, המועד, השיעור, העמלה והמצב (ממתין, מאושר, שולם, מומש או בוטל, עם הסיבה); וגם ההטבות שמימש והתשלומים שהועברו לו (סכום, מועד ומספר החשבונית או האסמכתה). בנוסף נשמרת רשומה של כל תשלום מנוי של חשבון שהופנה שהתוכנית בדקה: מתי, כמה (לפני מע"מ), אם המנוי חודשי או שנתי, ומה יצא ממנו (עמלה, הטבה או כלום). שותף מוסר גם את סוג העסק, את שם העסק (לחשבונית) ותיאור קצר של הקהל שלו, ונשמרים המצב של הבקשה ושיעור העמלה שלו, מתי הגיש אותה ומתי הוחלט עליה, ואיזו גרסה של תנאי התוכנית אישר ומתי. לא נשמרים מספר עוסק, מספר זהות או פרטי חשבון בנק. עם בקשה להיות שותף נשלחת אלינו התראה במייל עם כתובת המייל של המגיש, סוג העסק, שם העסק ומה שכתב על הקהל שלו. המפנה לא רואה מי הופנה. במסך "הפניות ושותפים" לקוח מפנה רואה לכל הפניה רק מספר סידורי ותאריך הרשמה, מספרים מצטברים, את ההטבות שלו בלי תאריכים ובלי סכום התשלום (רק אם הן ממתינות, מוכנות למימוש או מומשו), ואת מספר ההטבות שבוטלו. שותף רואה גם את העמלות שלו, עם סכום התשלום ויום התשלום, כי על זה הוא מוציא חשבונית. אין מצב לכל הפניה, ואין שם, מייל או פרט מזהה אחר של החשבונות שהפנה. אנחנו, כמפעילי השירות, רואים את כתובות המייל של המפנים ושל החשבונות שהופנו. מחיקת חשבון של מפנה מוחקת את הקוד שלו, גם מהרשומות של החשבונות שהפנה, ואת מונה הלחיצות שלו; מחיקת חשבון שהופנה מוחקת את הרשומה שהוא הופנה. אחרי המחיקה נשארים רק שורות העמלות, ההטבות והתשלומים לשותפים ורשומות התשלומים שהתוכנית בדקה, בלי השם ובלי כתובת המייל של מי שנמחק (הן נשארות משויכות לצד השני בתוכנית, המפנה או החשבון שהופנה, כל עוד החשבון שלו קיים, ונשאר בהן מזהה פנימי של החשבון שנמחק, לצורך הנהלת החשבונות), והקוד החד-כיווני של כתובת המייל של חשבון שהופנה או ששילם על מנוי, רק כדי שאותו אדם לא ייספר כהפניה (סעיף 7).

איננו מוכרים מידע אישי ואיננו מעבירים אותו למפרסמים.

אם בחרת לחבר את יומן Google שלך, SmartChat מבקש את ההרשאות המצומצמות ביותר שמספיקות לכך, ומשתמש בהן רק לתכונות האלה:

• •רשימת היומנים שלך (calendar.calendarlist.readonly): כדי שתבחר אילו יומנים לסנכרן.
• •קריאת האירועים ביומנים שבחרת (calendar.events.readonly): כדי להציג את הפגישות שלך בתוך SmartChat, לזהות באירועים קישורי Zoom, Google Meet ו-Teams, ולשלוח בוט הקלטה רק לפגישות שבחרת או שהגדרת עבורן הקלטה אוטומטית. בשיחה חיה שפתחת מאירוע ביומן, גם כדי שהמאמן ידע עם מי השיחה (שמות המוזמנים, בלי הכתובות), וכדי לזהות לפי כתובת המייל של מוזמן אם הוא איש קשר שלך, שהמאמן ייעזר בהיסטוריה איתו (ראו סעיף 3).
• •יצירת אירועים ביומנים שבבעלותך (calendar.events.owned): כשאתה יוצר אירוע ב-SmartChat (בעצמך או דרך העוזר) והאפשרות "אירועים שאני יוצר כאן נוצרים גם ביומן Google הראשי" פעילה, האירוע נוצר גם ביומן הראשי שלך. האפשרות פעילה כברירת מחדל, ואפשר לכבות אותה בכל רגע בהגדרות היומן ב-SmartChat. SmartChat לא משנה ולא מוחק אירועים ביומן Google.

מה נשמר: רשימת היומנים שלך (שם וצבע), כדי שתבחר מה לסנכרן. מהיומנים שבחרת נשמרים כותרת האירוע, הזמנים והמיקום, ורק באירוע שיש בו קישור לפגישה מקוונת (Zoom, Google Meet, Teams או Webex) גם התיאור (כטקסט), הקישור ורשימת המוזמנים, כדי להציג אותם ולהצטרף לפגישות. אירוע שסונכרן נמחק מ-SmartChat 30 יום אחרי שהסתיים, ונשאר ביומן Google. אסימוני הגישה של Google נשמרים בשרת בלבד, מוצפנים (AES-256-GCM) במפתח שנשמר בנפרד ממסד הנתונים, ואינם נגישים מהדפדפן.

למי זה מועבר: כשנשלח בוט לפגישה מהיומן, קישור הפגישה מועבר ל-Recall.ai. כשביקשת מהעוזר לענות על שאלה על היומן, האירועים הרלוונטיים נשלחים ל-OpenAI כדי לנסח את התשובה (ללא שימוש לאימון, ראו סעיף 3). בשיחה חיה שפתחת מאירוע ביומן, שם האירוע ושמות המוזמנים (בלי הכתובות) נשלחים לספק ה-AI של המאמן יחד עם ההקשר של השיחה, וכתובות המוזמנים משמשות רק לזיהוי הלקוח בתוך החשבון שלך (סעיף 3). מידע מהיומן לא נמכר, לא משמש לפרסום, לא משמש לאימון מודלי בינה מלאכותית, ואנשים לא קוראים אותו, אלא אם ביקשת זאת, לצורכי אבטחה, או כשהחוק מחייב.

ניתוק: בהגדרות האינטגרציות ב-SmartChat אפשר לנתק את היומן בכל רגע. הגישה מבוטלת אצל Google, האסימונים נמחקים, ואירועי היומן שסונכרנו נמחקים מ-SmartChat. פגישות שכבר תומללו שומרות את רשימת המוזמנים שלהן. אפשר גם לבטל את הגישה בכל עת בדף ההרשאות של חשבון Google: https://myaccount.google.com/permissions.

SmartChat's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

אם בחרת לחבר את יומן Outlook שלך (חשבון Microsoft 365 של עבודה או חשבון Microsoft אישי), SmartChat מבקש ממך את ההרשאה לקרוא את היומן (Calendars.Read), את ההרשאה להמשיך לסנכרן כשאינך מחובר (offline_access), ואת הרשאות הזיהוי (openid, profile, email) כדי לדעת איזה חשבון חובר. SmartChat קורא את היומן הראשי של החשבון שחיברת בלבד: הוא לא קורא מיילים, לא יוצר, לא משנה ולא מוחק אירועים ב-Outlook. אפשר לחבר יומן אחד: Google או Outlook.

בארגון: בארגון שבו רק מנהל ה-IT מאשר אפליקציות, המנהל נותן אישור פעם אחת לכל הארגון, וכל עובד עדיין מחבר את היומן שלו בעצמו. האישור של המנהל כולל גם קריאה של יומנים ששותפו עם העובדים (Calendars.Read.Shared), כדי שבהמשך יהיה אפשר לחבר יומן של תיבה משותפת בארגון בלי אישור נוסף. SmartChat לא מבקש את ההרשאה הזו מעובדים ולא משתמש בה, אבל אחרי אישור המנהל Microsoft עשויה לכלול אותה באסימון הגישה של העובד, שנשמר בשרת בלבד.

למה: כדי להציג את הפגישות שלך בתוך SmartChat, לזהות באירועים קישורי Zoom, Google Meet, Teams ו-Webex (גם בגוף הזימון), ולשלוח בוט הקלטה רק לפגישות שבחרת או שהגדרת עבורן הקלטה אוטומטית: פגישות שארגנת, או זימונים שאישרת ב-Outlook. בשיחה חיה שפתחת מאירוע ביומן, גם כדי שהמאמן ידע עם מי השיחה, כמו ביומן Google (סעיף 4).

מה נשמר: מהאירועים שבטווח של שבוע אחורה וכ-4 חודשים קדימה נשמרים כותרת האירוע, הזמנים והמיקום, ורק באירוע שיש בו קישור לפגישה מקוונת גם גוף הזימון (כטקסט), הקישור ורשימת המוזמנים והמארגן. אירוע שסונכרן נמחק מ-SmartChat 30 יום אחרי שהסתיים. עם החיבור נשמרים כתובת החשבון שחובר, מזהה החשבון ומזהה הארגון שלו ב-Microsoft. אסימוני הגישה של Microsoft נשמרים בשרת בלבד, מוצפנים (AES-256-GCM) במפתח שנשמר בנפרד ממסד הנתונים, ואינם נגישים מהדפדפן.

למי זה מועבר: בדיוק כמו ביומן Google (סעיף 4, "למי זה מועבר"): קישור הפגישה ל-Recall.ai כשנשלח בוט, האירועים הרלוונטיים לספק ה-AI כששאלת את העוזר על היומן, ושם האירוע ושמות המוזמנים למאמן בשיחה חיה שפתחת מאירוע. מידע מהיומן לא נמכר, לא משמש לפרסום ולא לאימון מודלי בינה מלאכותית.

ניתוק: במסך היומן ב-SmartChat אפשר לנתק את Outlook בכל רגע. האסימונים נמחקים, והאירועים שסונכרנו נמחקים מ-SmartChat. ל-Microsoft אין דרך לבטל את ההרשאה מצד האפליקציה, ולכן אפשר לבטל אותה גם בחשבון Microsoft: https://myapps.microsoft.com בחשבון עבודה, או https://account.live.com/consent/Manage בחשבון אישי. כשמנהל ה-IT אישר את SmartChat לכל הארגון, רק הוא יכול לבטל את האישור (ב-Microsoft Entra, Enterprise applications).

זו הנקודה החשובה ביותר במסמך. הקלטת אנשים אחרים כפופה לחוק, והחוק משתנה בין מדינות. בישראל מותרת בדרך כלל הקלטה של שיחה שאתה צד לה, אך במדינות רבות, ובכללן חלק ממדינות האיחוד האירופי וארה"ב, נדרשת הסכמת כל המשתתפים.

האחריות ליידע את משתתפי הפגישה ולקבל את הסכמתם להקלטה מוטלת עליך, לא עלינו. המערכת מספקת כלים להקלטה, אך אינה בודקת ואינה יכולה לבדוק אם ניתנה הסכמה.

• •ההקלטות נשמרות באחסון פרטי, כאשר לכל משתמש תיקייה נפרדת שרק הוא מורשה לגשת אליה.
• •כל טבלה במסד הנתונים מוגנת ב-Row Level Security, כך ששאילתה מחזירה רק את השורות של המשתמש המבקש. החריגים הם בצוות בלבד: בעלי הצוות והמנהלים בו קוראים את מה שמפורט בסעיף 3 ("צוות: מה המנהל רואה") על מי שהם מנהלים, רק דרך פונקציות קריאה של מסד הנתונים שמחזירות את השדות האלה בלבד; חבר בצוות קורא את שורות החברות בצוות של בעלי הצוות ושל המנהלים (שם ותפקיד), ובעלי הצוות ומנהל שלא שויכו לו נציגים מסוימים קוראים את כל שורות החברות בצוות ואת ההזמנות שלו, ומנהל ששויכו לו נציגים קורא רק את השורות של בעלי הצוות, של המנהלים, שלו ושל הנציגים שלו, ורק את ההזמנות הפתוחות ששלח; ונציג שהוגבל לחברות קורא את החברות של בעלי הצוות ששויכו לו, עם הלוגו שלהן, ובשיחה עם חברה כזו (ובמסמך שהוא מפיק מפגישה שלה) משתמש גם בתסריטים שלה ובמקורות הידע שלה שנכנסים לכל שיחה שלה: לקריאה בלבד, דרך המאמן, רק דרך השרת ודרך פונקציית קריאה של מסד הנתונים, ורק כל עוד החברה משויכת לו ופעילה, והחשבון שלו והחשבון של בעלי הצוות לא חסומים (אין לו גישה ישירה לטבלאות התסריטים ומקורות הידע של בעלי הצוות). הטקסט המלא שלהם נמחק מהשיחה שלו כשהיא מסתיימת, או כשהשיוך מבוטל.
• •כל פונקציית שרת מזהה את המשתמש מתוך אסימון ההזדהות שלו, ולא מפרמטר שנשלח בבקשה.
• •התעבורה מוצפנת ב-HTTPS.

גישה של המפעיל: למפעיל השירות יש גישה טכנית לחשבונות התשתית והספקים (מסד הנתונים, האחסון, ספק הבוט, ולוחות הבקרה של ספקי התמלול, ה-AI והמייל), ומשם אפשר טכנית לקרוא תוכן. לכן ההתחייבות שלנו היא נוהל, ולא חסימה טכנית: לתוכן של הפגישות שלך אנחנו ניגשים רק כשביקשת זאת, למשל כדי לבדוק תקלה, ובהסכמתך; או כשהחוק מחייב; או כשצריך לטפל באירוע אבטחה. את ההסכמה נותנים בהגדרות, ב"פרטיות וגישה לתוכן": לפגישה אחת או לכל החשבון, ל-24 או ל-72 שעות, ואפשר לבטל אותה בכל רגע. חסימה של החשבון סוגרת מיד כל גישה פתוחה. נשלח אליך מייל כשהגישה נפתחת וכשהיא נסגרת, גם כשהחשבון חסום (לא בזמן שהחשבון נמחק). מסך הניהול מציג פרטי חשבון, מנוי ושימוש. תוכן של פגישה מוצג בו לקריאה בלבד רק במסך התמיכה, רק בגישה שנתת ולזמן שקבעת. אחרי שהגישה נסגרת לא נפתח בו דבר חדש, אבל קישור להקלטה מהאחסון שלנו שנפתח לפני הסגירה עשוי לעבוד עוד עד 10 דקות, וקישור להקלטה של בוט עד כמה שעות. צפייה דרך מסך התמיכה נרשמת ביומן הגישה שלך. גישה חריגה, כשהחוק מחייב או כדי לטפל באירוע אבטחה, מתועדת אצלנו ונודיע לך עליה, אלא אם החוק אוסר זאת. גישות התמיכה שנתת נשמרות 365 יום אחרי שנסגרו, בלי ההערה. אנחנו לא מעבירים תוכן של פגישות לכלי AI שמשמשים אותנו בפיתוח ובתמיכה.

חיבור ל-Claude, ל-ChatGPT ומפתחות API: כלי AI מתחבר רק אחרי שאישרת אותו בדף ההסכמה שלנו, כשאתה מחובר לחשבון (OAuth עם PKCE). הדף מציג את שם הכלי, את הכתובת שאליה יחזור ואת החשבון שמתחבר; השם "Claude" או "ChatGPT" מוצג רק כשהכלי חוזר לכתובת ההתחברות של Claude או של ChatGPT עצמם. כל שם אחר מסומן כשם שלא אימתנו ומוצג עם הכתובת שאליה הכלי חוזר, גם ברשימת החיבורים וביומן הגישה, ושם שנראה כמו Claude, ChatGPT או SmartChat לא מתקבל. החיבור לקריאה בלבד, ורואה רק את הפגישות שלך: לא פגישות של אחרים בצוות. הטוקנים של החיבור ומפתחות ה-API נשמרים אצלנו רק כטביעה (hash), ומפתח API מוצג לך פעם אחת בלבד, כשהוא נוצר. מפתחות API כלולים בחבילות שיש בהן אוטומציות. אפשר לנתק חיבור ולבטל מפתח בכל רגע (בהגדרות, ב"חיבור ל-Claude ול-ChatGPT"), וזה חל מהבקשה הבאה. כניסה לחשבון עם קוד גיבוי מנתקת מיד את כל החיבורים ומבטלת את כל המפתחות של החשבון, ואפשר לחבר אותם שוב אחר כך. כל קריאה של חיבור נרשמת ביומן הגישה שלך: איזה חיבור, איזו פגישה ומה נקרא; קריאה חוזרת של אותו חיבור באותו דבר בתוך 5 דקות נרשמת פעם אחת. תוכן הפגישות נאמר ונכתב על ידי המשתתפים, וכלי AI עלול לפעול לפי הוראות שמופיעות בתוכן כזה; לכן אין בחיבור שום פעולה שכותבת, שולחת או מוחקת.

אף מערכת אינה חסינה לחלוטין. אם יתגלה אירוע אבטחה שנוגע למידע שלך, נודיע לך במייל תוך 72 שעות מרגע שנודע לנו עליו: מה קרה, איזה מידע הושפע, מה עשינו ומה כדאי לך לעשות, ואיך לפנות אלינו. נדווח גם לרשות להגנת הפרטיות כשהחוק מחייב זאת.

כניסה מדפדפן חדש: על כניסה מדפדפן שלא ראינו לאחרונה בחשבון נשלח מייל לכתובת של החשבון עם מועד הכניסה, סוג הדפדפן ומערכת ההפעלה, ומה לעשות אם זו לא הייתה הכניסה שלך. "דפדפן" כאן הוא צירוף של סוג דפדפן ומערכת הפעלה, בלי הגרסה, לפי מה שהדפדפן מדווח על עצמו, וצירוף שלא נראה בחשבון ב-90 הימים שלפני הכניסה נחשב חדש. אם כתובת המייל של החשבון שונתה אחרי הכניסה, המייל נשלח גם לכתובת שהייתה לחשבון בזמן הכניסה. הזיהוי נעשה בשרת, לפי רשומת הכניסה של שירות ההתחברות. דפדפן או סקריפט יכולים לדווח על עצמם כל סוג, ולכן כניסה שמציגה את עצמה כדפדפן שכבר נראה בחשבון לא תזוהה כחדשה. לא נשלח מייל על הכניסה הראשונה של חשבון חדש (בשבוע הראשון שלו), וגם לא על הכניסה הראשונה של חשבון שהיה קיים לפני שההתראה הופעלה, ב-28 באוקטובר 2026, אם היא בתוך 90 יום מאז ולא נראה בחשבון דפדפן ב-90 הימים שלפניה. נשלחים עד 5 מיילים על כניסות מדפדפן חדש לחשבון בכל 24 שעות, ומייל שלא יצא בתוך שעה מהכניסה כבר לא נשלח.

המידע נשמר כל עוד החשבון פעיל, אלא אם בחרת בהגדרות "הקלטות: וידאו, שמירה ומחיקה" למחוק הקלטות אחרי 7, 30 או 90 ימים, או פגישות שלמות אחרי 30, 90 או 365 ימים. המחיקה הזו רצה פעם ביום, מוקדם בבוקר, ונספרת מתחילת הפגישה. אחרי כל שינוי באחת משתי התקופות, גם כיבוי שלה, המחיקה האוטומטית של החשבון כולו מושהית ל-24 שעות, ואחר כך היא פועלת לפי ההגדרות החדשות. היא מוחקת את ההקלטות גם אצל Recall.ai. בנוסף, כש-SmartChat שולח או מתזמן בוט הקלטה אחרי שההגדרות נכנסו לתוקף (ולא בתוך 24 השעות שאחרי שינוי), הוא מבקש מ-Recall.ai למחוק בעצמם את ההקלטה של הבוט בתום התקופה שבחרת (אם בחרת בשתיהן, הקצרה מביניהן) ועוד 48 שעות. אצל Recall.ai הזמן הזה נספר מסוף ההקלטה. אם ב-Recall.ai לא מקבלים את הבקשה, או שקריאת ההגדרות נכשלה כשהבוט נשלח או תוזמן, הבוט נכנס בלעדיה, והמחיקה היומית עדיין חלה עליו. לבוט של המאמן החי אין מחיקה כזו, כי הוא לא שומר הקלטה. בוט שכבר נשלח או תוזמן שומר אצל Recall.ai את מה שנקבע לו אז, גם אם שינית את ההגדרות מאז, אבל המחיקה היומית מוחקת את ההקלטה שלו אצלנו ואצל Recall.ai לפי ההגדרות שבתוקף ביום שבו היא רצה. אפשר גם למחוק רק את ההקלטה של פגישה, והתמלול, הסיכום והמשימות נשארים. כשמחיקה של פגישה מסתיימת, כולל אצל Recall.ai, נשלח אליך מייל קצר שמאשר אותה: התאריך ומה נמחק, בלי הכותרת ובלי תוכן. מחיקת פגישה מוחקת את התמלול, התובנות וההקלטה הקשורים אליה, ובפגישה שהמאמן החי ליווה גם את התמלול החי של השיחה ואת כרטיסי המאמן ממנה, וגם את הרשומות שהפגישה יצרה בציר הזמן של אנשי הקשר ב-CRM (הפגישה עצמה, המשימות שעלו בה ומייל הסיכום שנשלח). ההיסטוריה עם לקוח שהמאמן החי נעזר בה (סעיף 3) נקראת מהחשבון רק בזמן השיחה, ולא נשמרת אחרי שהשיחה מסתיימת; כרטיסי המאמן שנכתבו בשיחה נשמרים עם הפגישה, כמו תמיד. מקורות ידע (סעיף 3) נשמרים עד שתמחק אותם: מחיקת מקור מוחקת אותו ואת הטקסט שנשמר מהדף, אבל לא את המסמך עצמו, שנשאר ב"מסמכים" עד שתמחק אותו שם. מחיקת מקור לא מוחקת מסמכים שכבר נוצרו בעזרתו, ולא כרטיסים מהשיחות; מחיקת מסמך מוחקת גם את המקור שלו; סרטון בסטודיו שנוצר מפגישה נשאר גם אחרי שהפגישה נמחקת, עד שמוחקים אותו (מחיקת סרטון מוחקת גם את הקובץ שלו); ומחיקת לקוח מה-CRM משאירה את המקורות שלו בלי שיוך, ומקור שהיה "כשהלקוח בשיחה" עובר ל"רק ידני". הטקסט של מקורות שנכנסו לשיחה חיה נשמר עם השיחה, כחלק ממה שהמאמן קרא בה, ונמחק איתה כשהפגישה שלה נמחקת (ובשיחה שלא נשמרה כפגישה, באותה בדיקה לילית שמתוארת למטה). בשיחה של נציג עם חברה שהצוות שייך לו, הטקסט של המקורות והתסריט של בעלי הצוות נמחק מהשיחה כבר כשהיא מסתיימת, או קודם, כשהשיוך מבוטל (סעיף 3). צוות: החברות בצוות, התפקיד, השיוך בין מנהל לנציגים שלו, השיוך לחברות והיעד האישי נמחקים כשיוצאים מהצוות, כשמוציאים אותך ממנו או כשבעלי הצוות מוחקים אותו; ההזמנות של הצוות נשמרות כל עוד הצוות קיים, ונמחקות איתו. מחיקת החשבון שלך מוחקת גם את ההזמנה שבה הצטרפת (עם כתובת המייל שלך) ואת ההזמנות לצוות שנשלחו לכתובת שלך ועוד לא נוצלו, וההזמנות שעוד לא נוצלו ששלחת מבוטלות. מחיקת החשבון של בעלי הצוות מוחקת את הצוות, ומשיחה חיה של נציג שעוד לא הסתיימה נמחק באותו רגע הטקסט של המקורות והתסריט של בעלי הצוות. בכל המקרים האלה השיחות והפגישות של כל חבר נשארות שלו, כמו שהיו; מהתוכן של בעלי הצוות נשארים אצל הנציג רק שם התסריט, כותרות השלבים, הכרטיסים שהמאמן כתב לו ומסמכים שהוא הפיק מהפגישה. יומן הגישה (סעיפים 3 ו-6): כל שורה בו, של צפייה של בעלי הצוות או של מנהל, של פתיחת קישור שיתוף, של צוות התמיכה, של מנהל המערכת או של חיבור שחיברת, נשמרת 365 יום ונמחקת בבדיקה הלילית שאחריהם. גישת תמיכה שנתת (מתי נפתחה, לכמה זמן, לאיזו פגישה, ומתי ולמה נסגרה) נשמרת 365 יום אחרי שנסגרה, בלי ההערה שכתבת בה: ההערה נמחקת כשהגישה נסגרת, ולכל המאוחר בבדיקה הלילית שאחרי. חיבור ל-Claude, ל-ChatGPT או מפתח API שנותק נשמר 365 יום אחרי הניתוק (השם שלו, מתי נוצר, מתי השתמשו בו לאחרונה ולמה נותק), כדי שיומן הגישה ימשיך להציג מי קרא, ואז נמחק. חיבור לכלי AI שלא השתמש בו 90 יום מתנתק מעצמו. מהכתובת (IP) שממנה כלי נרשם לחיבור נשמרת רק טביעה (hash) עם מפתח סודי, כדי להגביל רישומים חוזרים, והיא נמחקת בבדיקה הלילית שאחרי יום. מחיקת החשבון (לבקשתך, סעיף 8) מוחקת את כל הנתונים הקשורים אליו: כל מה שבמסד הנתונים, כל הקבצים שהעלית או שנוצרו בשבילך, וההקלטות והתמלולים אצל Recall.ai. בוט שעוד לא סיים את עבודתו שם מבוטל או יוצא מהשיחה; המחיקה אצל Recall.ai בדרך כלל מיידית, ואם יש תקלה היא נעשית בניסיונות חוזרים במשך עד כ-10 שעות. אם יש לך מנוי, החשבון נמחק רק אחרי שווידאנו מול SUMIT שחידוש המנוי בוטל. נשארים רק: קוד חד-כיווני (HMAC) שנגזר מכתובת המייל, עם הדומיין שלה (החלק שאחרי @) ומועד, כדי ששבוע הניסיון יינתן פעם אחת לאדם (את הכתובת עצמה אי אפשר לשחזר מהם). הקוד נשמר אם היה לך שבוע ניסיון, ואז המועד הוא תחילת שבוע הניסיון, או אם שינינו את סטטוס הגישה של החשבון, ואז המועד הוא מועד השינוי; אם החשבון הופנה בתוכנית ההפניות או שילם על מנוי, קוד חד-כיווני (HMAC) שנגזר מכתובת המייל שלו, רק כדי שאותו אדם לא ייספר כהפניה פעמיים, וגם לא כשהוא פותח חשבון חדש דרך קישור הפניה (גם ממנו אי אפשר לשחזר את הכתובת); רשומות התשלומים (סכום, חבילה, מועדים ומזהי התשלום והלקוח ב-SUMIT) בלי שיוך לחשבון, ואצל SUMIT פרטי הלקוח והחשבוניות, שחובה לשמור לפי דין; רשומות של עמלות, הטבות ותשלומים לשותפים בתוכנית ההפניות, ושל תשלומי המנוי שהתוכנית בדקה (סכומים, מועדים ומצב), בלי השם ובלי כתובת המייל שלך: הן נשארות משויכות לצד השני בתוכנית כל עוד החשבון שלו קיים, ונשאר בהן מזהה פנימי של החשבון שנמחק, לצורך הנהלת החשבונות; רשומה טכנית של מה שנשלח למחיקה אצל Recall.ai ובאחסון (מזהה החשבון, מזהי הבוטים ושמות הקבצים, בלי תוכן); רשומה של פעולת המחיקה עצמה (מזהה החשבון, מתי ומה נמחק, בלי הכתובת ובלי תוכן); כתובת המייל שלך, רק כדי לשלוח אליה אישור שהחשבון נמחק: היא נמחקת כשהאישור נשלח, ולכל היותר אחרי 30 יום; רשומה של האורך והעלות של קליפי וידאו ב-AI שנוצרו, בלי שיוך לחשבון ובלי תוכן, שנמחקת אחרי 30 יום; שורות ביומן הגישה של נציגים, על צפיות של החשבון שנמחק כמנהל או כבעלים של צוות, עם מזהה פנימי של החשבון שנמחק, בלי שם וכתובת (הנציג רואה "מנהל הצוות" או "בעלי הצוות"), עד 365 יום מכל צפייה; ואם הכתובת נמסרה לספק הדיוור כי הסכמת לקבל דיוור, היא נשארת שם מסומנת כמי שהוסרה מהרשימה, כדי שלא יישלח אליה דיוור שוב. עותקי גיבוי, ויומני פעילות ואבטחה של ספקי התשתית, עשויים להישמר אצלם לזמן מוגבל.

מהשיחה החיה עצמה נשארת אחרי מחיקת הפגישה רק רשומה טכנית בלי תוכן, כדי שהמכסות והחיוב ימשיכו לספור אותה: סוג השיחה, מתי התחילה ומתי הסתיימה, איך נקלטה, המזהה והמצב הטכני של בוט המאמן אם היה, האם השיחה נפתחה בלי זיכרון והאם מותר היה ללמוד ממנה, וסימונים טכניים של המערכת. שיחה חיה שהסתיימה בלי להישמר כפגישה (למשל כי הייתה קצרה מדי) נמחקת באותו אופן תוך כ-8 ימים: בדיקה לילית מוחקת את התוכן של שיחות כאלה שהסתיימו לפני יותר מ-7 ימים.

מה שנשאר אחרי מחיקת פגישה: משימות שהועתקו לרשימת המשימות שלך (עם כותרת הפגישה), אנשי קשר ועסקאות ב-CRM, אירועי יומן, ופוסטים וסרטונים בסטודיו נשארים עד שתמחק אותם. מה שכבר נשלח, במייל, ל-Slack, ל-WhatsApp או ל-webhook, נשאר אצל הנמען. מה שנשלח לספקי התמלול וה-AI (ElevenLabs, OpenAI ו-Anthropic) לא נמחק בפעולה שלנו, ונמחק אצלם לפי זמני השמירה שלהם (סעיף 3). ביומן הגישה נשארות השורות של הפגישה (מי צפה בה ומתי, בלי כותרת ובלי תוכן), בשם "פגישה שנמחקה", עד 365 יום מכל צפייה, וגישת תמיכה לפגישה נסגרת כשהיא נמחקת.

מחיקה אחרי משלוח ("המידע נשמר אצלכם"): אם הפעלת את ההגדרה הזו ב"אינטגרציות ואוטומציות" (במנוי שכולל אוטומציות, בלי תוספת מחיר), או שבעלי הצוות חייבו אותה (סעיף 3), SmartChat עדיין מקליט, מתמלל ומנתח את הפגישה כרגיל, ושולח את התוצאה ל-webhook שהגדרת. משלוח נחשב מוצלח רק כשהשרת שלך עונה בקוד 2xx ומחזיר בגוף התשובה את מזהה המשלוח שקיבל (delivery_id); תשובה בלי המזהה, או עם מזהה אחר, נחשבת משלוח שנכשל, ו-SmartChat מנסה שוב ולא מוחק. אחרי משלוח מוצלח הפגישה נמחקת מ-SmartChat מיד, אחרי 24 שעות או אחרי 7 ימים, לפי מה שבחרת. כשנשלח קישור להקלטה, המחיקה מחכה גם עד שהקישור פג, וכשההקלטה עוד בעיבוד אצל Recall.ai, המשלוח האוטומטי מחכה לה עד 24 שעות. כל עוד ההגדרה פעילה, לכל משלוח מצורפים גם התמלול המלא, הניתוח כולו והמשימות שנוצרו מהפגישה כפי שהן ברשימה (גם אם בחרת לא לצרף את התמלול), כדי שלא יימחק מידע שלא הגיע אליך; משלוח שהיה אמור לצרף קישור להקלטה ולא יכול היה (ההקלטה עוד לא הייתה מוכנה) לא מוחק את הפגישה. ניתוח מחדש אחרי המשלוח נשלח שוב אוטומטית, ואז הזמן נספר מהמשלוח החדש, ואם המשלוח החדש נכשל, הפגישה נשארת; שינויים אחרים בפגישה אחרי המשלוח, כמו עריכת משימות, לא נשלחים מעצמם (כדי שיגיעו אליך, שלח אותה שוב). המחיקה נעשית כמו מחיקה של פגישה מהמסך: התמלול, הסיכום, הניתוח וההקלטה נמחקים, וגם ההקלטה אצל Recall.ai, ונשלח אליך מייל אישור (התאריך ומה נמחק, בלי הכותרת ובלי תוכן). שני הבדלים: מחיקה אחרי משלוח מוחקת גם את המשימות שנוצרו מהפגישה ברשימת המשימות שלך, גם משימות שסימנת או ערכת, ומחיקה מהמסך משאירה אותן; ומחיקה מהמסך שואלת אם למחוק גם את מה שאישרת שהמאמן החי ילמד רק מהפגישה הזו, ומחיקה אחרי משלוח לא שואלת ומשאירה אותו, עד שתמחק אותו. היא חלה רק על פגישות שנשלחו בהצלחה אחרי שההגדרה הופעלה (ובחובה של הצוות, גם אחרי שהצטרפת לצוות), גם בשליחה ידנית מעמוד הפגישה. אם כיבית את ההגדרה לפני שהזמן עבר, הפגישה לא נמחקת, וגם אם תפעיל אותה שוב היא לא נספרת. אם ביקשת בעמוד הפגישה לשמור אותה, היא לא נמחקת כל עוד הבקשה בתוקף, חוץ מפגישה שנשלחה אחרי שבעלי הצוות חייבו את ההגדרה; ומשלוח שנעשה בזמן שהיא שמורה לא מוחק אותה גם אחרי שתבטל את הבקשה (כדי שתימחק, שלח אותה שוב). אם המשלוח האוטומטי נכשל, SmartChat מנסה שוב במשך 24 שעות; אם הוא לא מצליח, הפגישה נשארת ולא נמחקת, ונשלח אליך מייל שאומר זאת (התאריך, שם השרת והתשובה האחרונה, בלי הכותרת ובלי תוכן). בתור המשלוחים נשמרים רק מזהים, זמנים, קוד התשובה, האם השרת החזיר את מזהה המשלוח ותיאור קצר שלנו של התקלה, בלי תוכן ובלי מה שהשרת שלך ענה; הם נמחקים עם הפגישה, ומשלוח שנכשל נמחק מהתור אחרי 30 יום. אחרי מחיקה כזו נשאר מה שנשאר אחרי כל מחיקה של פגישה (למעלה), חוץ מהמשימות שנוצרו ממנה, ובפרט אירוע היומן שממנו הבוט נשלח, אם חיברת יומן: אירוע שסונכרן מ-Google או מ-Outlook נשמר עד 30 יום אחרי שהסתיים (סעיפים 4 ו-4א), ואירוע שנוצר ב-SmartChat עצמו נשאר עד שתמחק אותו; מייל האישור נשמר עד שהוא נשלח, ולכל היותר 30 יום; ורשומה טכנית של מה שנשלח למחיקה אצל Recall.ai ובאחסון (מזהי הבוט ושמות הקבצים, בלי תוכן). אם העותק של הסיכום במייל פועל, הסיכום מגיע גם לתיבת המייל שלך (ו-Resend שומרים את תוכן המיילים עד 30 יום, סעיף 3); אפשר לכבות אותו באותו מסך. מה שנשלח לספקי התמלול וה-AI ול-Recall.ai נמחק אצלם לפי התנאים וזמני השמירה שלהם (סעיף 3), ולא בפעולה שלנו, ו-Recall.ai שומרים גם את כתובת הפגישה ופרטי הבוט. עותקי גיבוי, ויומני פעילות ואבטחה של ספקי התשתית, עשויים להישמר אצלם לזמן מוגבל. מה שהגיע לשרת שלך נשמר אצלך.

מה שהמאמן לומד עליך (סעיף 3): הצעה שממתינה לאישורך נשמרת 30 יום, ונמחקת בבדיקה הלילית שאחריהם (כלומר תוך כ-31 יום): המילים שלה, מזהי הפגישה והכרטיסים שהיא נשענת עליהם, מי אמר את השורות סביבם (אתה או הצד השני, בלי המילים), ומידת הביטחון של המודל. עד 30 הצעות ממתינות בבת אחת. מה שאישרת נשמר עד שתמחק אותו, או עד שתאשר תיקון שלו (אז הקודם נמחק). הצעה שדחית לא משמשת ולא נשלחת שוב; המילים שלה נשמרות 90 יום מהדחייה, ואחר כך בלי מילים: נשארים ממנה רק טביעת האצבע שלה, הסוג והמקור שלה, המונים והתאריכים שלה ומזהי הפגישות שממנה הוצעה, עד 365 יום מהדחייה, כדי שלא תוצע שוב ושמחיקת הפגישה תמחק גם אותה. לכל פריט נשמרת טביעת אצבע: גיבוב (HMAC-SHA256) של שורשי המילים שלו, במפתח סודי של השרת ובמזהה החשבון שלך, שממנו אי אפשר לשחזר את המילים בלי המפתח; היא נמחקת עם הפריט, נעשית מחדש כשאתה עורך אותו, ולא נכללת בייצוא. רשומות טכניות של הלמידה (מתי רצה, למה עצרה, כמה הוצע ומה עלה, בלי תוכן) נמחקות אחרי 180 יום. מחיקת פגישה: חלון המחיקה בודק קודם מה המאמן למד ממנה, ואפשר למחוק רק אחרי הבדיקה; בכל פתיחה של החלון הבדיקה נעשית מחדש. כשהמאמן למד ממנה משהו, החלון אומר כמה דברים ושואל אם למחוק גם אותם (מסומן מראש); כשהבדיקה נכשלה או לא הסתיימה בזמן, החלון אומר שלא ידוע כמה, מאפשר לנסות שוב, ושואל באותו אופן. רק אם השאלה הוצגה והשארת את הסימון, נמחק גם כל מה שאישרת שנלמד רק ממנה. בכל מקרה נמחקים ההצעות שעוד ממתינות ממנה ומה שדחית ממנה (כולל טביעות האצבע), הסימונים ורשומות הלמידה שלה, ומכל פריט אחר נמחק הקישור אליה. מחיקת הכול מוחקת כל פריט, את רשומות הלמידה ואת הסימון האוטומטי "אמרת את זה בשיחה"; הסימונים שלך נשארים עם הפגישות ונמחקים איתן. מחיקת החשבון מוחקת את כל זה.

ייצוא, בקשת מחיקה והתראות כניסה (סעיף 8): קובץ ייצוא נשמר באחסון פרטי, בתיקייה של החשבון, 7 ימים מהרגע שהוא מוכן, ואז נמחק. בקשה למחיקת החשבון נשמרת עד שהחשבון נמחק, והיא נמחקת איתו; בקשה שבוטלה נמחקת 90 יום אחרי הביטול. נשמרים בה מתי נשלחה, המועד שנקבע למחיקה, כתובת המייל של החשבון ברגע הבקשה ומצב הביצוע. רשומת דפדפן של ההתראה על כניסה חדשה (סעיף 2) נמחקת 90 יום אחרי הפעם האחרונה שהדפדפן נראה בחשבון, ורשומת כניסה נמחקת 90 יום אחרי הכניסה. קודי גיבוי (סעיף 2) נמחקים כשיוצרים סט חדש, כשמכבים את האימות הדו-שלבי מהחלון שלו, וכשאמצעי האימות שלהם נמחק (בבדיקה הלילית שאחרי); שורה ביומן של קודי הגיבוי נמחקת בבדיקה הלילית שאחרי 365 יום מהרישום שלה, וסימון תקופת ההגנה נמחק בבדיקה הלילית שאחרי השבוע שלו. כל אלה נמחקים גם עם החשבון.

אתה רשאי לעיין במידע שלך, לתקן אותו, לייצא אותו או למחוק אותו. חלק מהפעולות זמינות ישירות במערכת (ייצוא תמלול, מחיקת פגישה, שיחה חיה בלי זיכרון, כיבוי זיכרון הלקוחות של המאמן ומחיקת מקור ידע, וצפייה, עריכה, מחיקה וייצוא של מה שהמאמן יודע עליך, וכיבוי הלמידה או ההסכמה לה), ולכל השאר אפשר לפנות אלינו במייל ונטפל בבקשה. אם אתה נמצא באיחוד האירופי, עומדות לך הזכויות מכוח ה-GDPR, לרבות הזכות להתנגד לעיבוד ולהגיש תלונה לרשות פיקוח.

ייצוא המידע: בתפריט החשבון, "החשבון והמידע שלי", אפשר לייצא פעם ביום קובץ ZIP עם הפגישות (תמלול, סיכום, משימות, משתתפים ודוחות), אנשי הקשר, המסמכים והתכנים שנוצרו, התבניות, התמונות והסרטונים מהסטודיו (עד 8MB לקובץ), זיכרון המאמן, השיחות החיות וכרטיסי המאמן, המשימות ואירועי היומן, רשומות התשלום והשימוש, הרשומות של החשבון בתוכנית ההפניות, ההסכמות לדיוור וההגדרות, ויומן הגישה של החשבון כפי שהוא מוצג ב"פרטיות וגישה לתוכן" (שם הצופה רק לבעלי הצוות ולמנהל, ושם החיבור לקריאות של Claude, של ChatGPT או של מפתח API) וגישות התמיכה שנתת (ההיקף, הזמנים והמצב, בלי ההערה). לא נכללים בו: ההקלטות עצמן והקבצים שהועלו (יש בו רשימה שלהם והסבר איך מורידים אותם), מידע של אנשים אחרים (כמו פגישות של חברי צוות, או מי הם החשבונות שהופנו), סיסמאות, מפתחות ואסימוני גישה, קודי הגיבוי לאימות דו-שלבי והיומן שלהם, רשומות טכניות של המערכת, מה שנשמר אצל ספקים, ועותקי גיבוי. קובץ README שבתוכו מפרט בדיוק מה נכלל ומה לא. כשהקובץ מוכן נשלח מייל בלי קישור להורדה: מורידים אותו מתוך החשבון, בקישור שתקף ל-10 דקות. הקובץ נמחק 7 ימים אחרי שהוא מוכן.

מחיקת החשבון: מאותו מקום אפשר לבקש למחוק את החשבון, אחרי הקלדת כתובת המייל שלו, ואם אימות דו-שלבי מופעל, גם קוד מאפליקציית האימות. המחיקה מתבצעת 7 ימים אחרי הבקשה, ועד אז אפשר לבטל אותה באפליקציה או בקישור חתום שנשלח במייל מיד עם הבקשה ושוב יום לפני המועד. המיילים האלה נשלחים גם לכתובת שהייתה לחשבון ברגע הבקשה, ואם כתובת המייל של החשבון משתנה בינתיים, הבקשה מבוטלת ונשלחת על כך הודעה לשתי הכתובות. בעלי צוות שיש בו חברים נוספים צריכים קודם למחוק את הצוות, כי מחיקת החשבון מוחקת אותו; בזמן שבקשה כזו ממתינה, אי אפשר להצטרף לצוות של מי שביקש. המחיקה עצמה מוחקת את מה שמתואר בסעיף 7, ובסופה נשלח מייל שמאשר אותה.

אנחנו משתמשים באחסון מקומי בדפדפן כדי לשמור את מצב ההתחברות ואת העדפות התצוגה. אין באתר עוגיות פרסום או מעקב בין אתרים. כדי לדעת כמה אנשים מבקרים בעמודים, אנחנו משתמשים ב-Cloudflare Web Analytics, שסופר צפיות בעמודים בלי עוגיות ובלי לזהות את המבקר בין אתרים. הספירה פועלת רק בעמודים הציבוריים של האתר: לא בתוך המערכת, לא בדף של קישור לסיכום פגישה ולא בדף "לא להקליט" שמגיע במייל. נשלחים: נתיב העמוד (בלי פרמטרים ובלי מה שאחרי הסימן #), העמוד או האתר שממנו הגעת (גם הוא בלי פרמטרים), מדינה לפי כתובת ה-IP, סוג הדפדפן, מערכת ההפעלה והמכשיר, ומדדי מהירות טעינה של העמוד.

קישור הפניה שומר באחסון המקומי את הקוד של המפנה ומתי לחצו עליו, עד 60 יום, וסימון שהלחיצה כבר נספרה היום (ראו סעיף 3, "הפניות ושותפים").

נעדכן מסמך זה כשיחולו שינויים מהותיים בשירות, ותאריך העדכון בראש העמוד ישתנה בהתאם.

לפני שנוסיף ספק שמקבל תוכן של פגישות, או נעביר עיבוד כזה למדינה שלא מופיעה בסעיף 3, נודיע לך במייל לפחות 14 יום מראש. זה לא כולל את מיקום העיבוד אצל Anthropic, שהיא קובעת בעצמה (סעיף 3). אם אינך מסכים לשינוי, אפשר לבקש למחוק את החשבון לפני שהוא נכנס לתוקף.