ישיבת צוות: איך מנהלים אותה, ומה מסכמים
בקצרה: ישיבת צוות טובה היא קצרה, קבועה ועם סדר יום: מה קרה מאז הישיבה הקודמת, מה חוסם, מה מתכננים, ומי עושה מה עד הפעם הבאה. הסיכום שלה הוא רשימת החלטות ומשימות עם אחראי ותאריך, לא פרוטוקול של הדיון, והוא נשלח לצוות באותו יום.
סדר יום ל-30 דקות
- 2 דקות: מה הישיבה הזו צריכה להשיג.
- 8 דקות: סבב קצר. כל אחד: מה סיימתי, מה אני עושה השבוע, מה חוסם אותי. בלי פתרונות עדיין.
- 12 דקות: שניים-שלושה נושאים שדורשים את כולם. כל השאר יורד לשיחה בין המעורבים.
- 5 דקות: החלטות ומשימות. מי, מה, עד מתי. מקריאים בקול.
- 3 דקות: מה היה טוב בשבוע, ומה בישיבה הבאה.
כללים שעובדים
- אותו יום, אותה שעה, אותו אורך. ישיבה קבועה לא דורשת תיאום, ואנשים מתכננים סביבה.
- סדר יום נשלח יום לפני, ומי שרוצה להוסיף נושא מוסיף אותו שם, לא בישיבה.
- מתחילים בזמן גם אם חסרים. מי שאיחר קורא את הסיכום.
- מישהו אחד מנהל את הזמן, ומישהו אחר רושם. לא אותו אדם.
- החלטה שלא נרשמה עם אחראי ותאריך לא התקבלה.
מה רושמים, ומה לא
סיכום ישיבת צוות הוא לא פרוטוקול. אף אחד לא צריך לדעת מי אמר מה בדיון על הלוגו. רושמים שלושה דברים: החלטות (משפט סגור), משימות (מי, מה, עד מתי), ונושאים שנפתחו ולא נסגרו (ולמתי נדחו). כל השאר נשאר בחדר.
- כן: "הוחלט לדחות את ההשקה ל-3.11", "רונית מכינה תסריט לווידאו עד יום רביעי".
- לא: "התקיים דיון ער על מועד ההשקה", "עלו כמה רעיונות לווידאו".
תבנית לסיכום ישיבת צוות
סיכום ישיבת צוות | [תאריך] | נכחו: [שמות] | חסרו: [שמות] החלטות: 1. [החלטה, משפט סגור] 2. [החלטה] משימות עד הישיבה הבאה: - [משימה] | [אחראי/ת] | עד [תאריך] - [משימה] | [אחראי/ת] | עד [תאריך] חסמים שדורשים טיפול: - [חסם] | מי מטפל: [שם] נפתח ולא נסגר: - [נושא] | נדון ב-[תאריך / במסגרת אחרת] הישיבה הבאה: [תאריך ושעה]
ישיבת צוות ראשונה
בישיבה הראשונה של צוות חדש, או של מנהל חדש, המטרה שונה: לא לסגור משימות אלא להסכים איך עובדים. מה נדבר עליו בישיבה הקבועה ומה לא, איך מעבירים עדכונים בין ישיבות, מה נחשב דחוף, ואיך מקבלים החלטות כשלא מסכימים. כדאי לסיים אותה עם הסכמה אחת כתובה על כללי העבודה, ועם מועד קבוע לישיבה הבאה.
ישיבת צוות בזום או ב-Meet: לא לרשום ביד
בישיבה מרחוק אפשר להפסיק לרשום. בוט הקלטה מצטרף לפגישה מהיומן, ובסיומה הסיכום, ההחלטות והמשימות עם אחראי ותאריך מחכים לכולם. ב-SmartChat הבוט נכנס לזום, ל-Google Meet ול-Teams, המשימות נכנסות לרשימת המשימות, ואת הסיכום שולחים לצוות במייל או משתפים בקישור. מי שמעדיף לקבל רק את המשימות בוחר את זה בהגדרות הסיכום, ואפשר להפעיל גם מייל יומי עם המשימות מכל הפגישות של היום.