מייל סיכום ופולואפ אחרי פגישה: מבנה ו-5 תבניות להעתקה
בקצרה: מייל פולואפ טוב אחרי פגישה נשלח באותו יום, קצר מספיק לקריאה בטלפון, וכולל שלושה דברים: תודה קצרה, מה סוכם (החלטות ומשימות עם אחראי ותאריך), והצעד הבא עם מועד. בשורת הנושא כותבים על מה הייתה הפגישה ומתי, כדי שיהיה קל למצוא את המייל אחר כך.
מה חייב להיות במייל
- שורת נושא שאומרת מה זה: "סיכום פגישה: [נושא] | [תאריך]".
- משפט פתיחה אחד: תודה, ובמה עסקה הפגישה.
- מה סוכם: החלטות, בניסוח סגור.
- משימות, משני הצדדים: מה, מי, ועד מתי.
- הצעד הבא עם מועד: פגישה, שיחה או תאריך שבו חוזרים.
- קישורים וקבצים שהובטחו בפגישה.
תבנית 1: סיכום פגישה ללקוח
נושא: סיכום פגישה: [נושא] | [תאריך] היי [שם], תודה על הפגישה היום. בקצרה, מה שסיכמנו: החלטות 1. [החלטה] 2. [החלטה] משימות - [משימה] | [אצלנו / אצלכם: שם] | עד [תאריך] - [משימה] | [שם] | עד [תאריך] הצעד הבא: [מה] ב-[יום ושעה]. אם פספסתי משהו, תקנו אותי. [שם]
תבנית 2: סיכום פגישת צוות
נושא: סיכום ישיבת [צוות / פרויקט] | [תאריך] היי לכולם, סיכום קצר של הישיבה: הוחלט 1. [החלטה] 2. [החלטה] משימות - [משימה] | [שם] | עד [תאריך] - [משימה] | [שם] | עד [תאריך] נשאר פתוח - [שאלה] (מי בודק: [שם]) הישיבה הבאה: [תאריך ושעה] התמלול המלא: [קישור, למי שצריך]
תבנית 3: פולואפ אחרי שיחת מכירה
כאן המטרה היא לא רק לתעד, אלא להזכיר ללקוח למה הוא בכלל דיבר איתכם, במילים שלו.
נושא: בהמשך לשיחה שלנו על [הנושא של הלקוח] היי [שם], תודה על הזמן היום. מה ששמעתי: [הבעיה או המטרה, במילים של הלקוח]. מה שהצעתי: [במשפט אחד או שניים]. מה שביקשת לקבל: [חומר / דוגמה / הצעת מחיר], מצורף. קבענו לדבר ב-[יום ושעה]. אם נוח יותר מועד אחר, תגיד. [שם]
תבנית 4: תזכורת כשאין תשובה
כל פולואפ צריך להוסיף משהו: תשובה לשאלה, דוגמה, או שאלה פשוטה שקל לענות עליה. "רק מוודא שקיבלת" לא נותן לצד השני סיבה לענות.
נושא: Re: [הנושא המקורי] היי [שם], חשבתי על מה שאמרת על [נקודה מהפגישה]. [משפט אחד שמוסיף: דוגמה, רעיון או תשובה]. זה עדיין רלוונטי אצלכם? אם כן, [הצעה לצעד קטן: שיחה של עשר דקות ב-__]. [שם]
נושא: Re: [הנושא המקורי] היי [שם], לא שמעתי ממך, אז אני מניח שזה לא הזמן, וזה בסדר גמור. אני סוגר את זה אצלי בינתיים. אם זה יחזור להיות רלוונטי, אשמח לדבר. [שם]
תבנית 5: אחרי ששלחתם הצעת מחיר
נושא: Re: הצעת מחיר: [שם הפרויקט] היי [שם], רציתי לבדוק אם עלו שאלות על ההצעה. בפגישה הזכרת ש-[חשש או שאלה, למשל לוח הזמנים]; [תשובה קצרה, או אפשרות שיכולה להתאים]. נוח לך לעבור עליה יחד ב-[יום ושעה]? עשר דקות מספיקות. [שם]
כמה כללים קצרים
- שולחים באותו יום. אחרי כמה ימים הפגישה כבר מטושטשת, גם אצלכם.
- קצר: מה שלא נכנס במסך טלפון אחד, כנראה לא ייקרא עד הסוף. את הפרטים משאירים בתמלול או בקובץ מצורף.
- לכל משימה אחראי אחד ותאריך אמיתי, גם למשימות של הצד השני.
- בפולואפ שאין עליו תשובה: שניים או שלושה ניסיונות, כל אחד עם משהו חדש, ואז מייל שסוגר את הנושא בנימוס.
טיוטת מייל מתוך הפגישה
אם הפגישה מוקלטת, לא צריך לכתוב את המייל מאפס: SmartChat כותב אחרי כל פגישה סיכום בעברית עם החלטות ומשימות, ואיתו טיוטה למייל המשך. אפשר לשלוח את הסיכום במייל, או לשתף ללקוח קישור לקריאה בלבד עם הסיכום, ההחלטות והמשימות, בלי התמלול. הקישור פג אחרי התקופה שבחרתם, ואפשר לבטל אותו בכל רגע. כדאי לעבור על הטיוטה לפני השליחה, בעיקר על שמות, סכומים ותאריכים.